Bør dere øke felleskostnadene?

Postet av OBF den 18. Mai 2022

Vi nærmer oss halvveis i 2022, og det er nå lurt at styrene tar en ekstra titt på resultatet hittil i år. Dersom det er store avvik mellom kostnader og budsjett, bør styret ta stilling til om det er nødvendig å øke felleskostnadene fra 1. juli.


En av styrets viktigste oppgaver, er å ivareta økonomien i boligselskapet. Det innebærer å sørge for at økonomien er sunn og likviditeten god. Det er styrets rett og plikt å sørge for at felleskostnadene ligger på riktig nivå til enhver tid. 

 


Dagens felleskostnader – er det nok?

Felleskostnadene må ligge på et slikt nivå at de dekker boligselskapets driftskostnader, samt renter og avdrag på lån dersom boligselskapet har dette. I tillegg burde boligselskapet inneha en buffer på konto – minimum 3-6 måneder av årlige felleskostnader. Disse midlene er ment å brukes dersom noe uforutsett skulle oppstå, alternativt som oppsparte midler for å redusere et eventuelt låneopptak for å finansiere større prosjekter. 


Er budsjettet allerede utdatert?

I fjor høst satte styrene opp budsjett for 2022 i samråd med OBF. Budsjettet er ment å være et styringsverktøy for styret gjennom året for å sikre at økonomien holdes innenfor de rammer som er satt. Det er når man ser at kostnadene går ut over det som er budsjettert at man må vurdere tiltak. 


Rapporter i styreportalen

For å få oversikt og følge med på økonomien, kan styret ved hjelp av OBFportalen (også kalt Styreportalen) finne rapporter som viser regnskapet løpende – dag for dag og måned for måned. 









Slik finner du rapportene i OBFportalen:



Rapportene finnes under økonomi → rapporter budsjettrapport. 







 

Denne rapporten viser regnskapet opp mot budsjett hittil i år, samt hele årets budsjett og til slutt hele regnskapet for fjoråret. Man kan også bruke rapporten som heter «resultat» og velge den måneden man er i, for eksempel mai. Rapporten vil da vise det som er bokført i mai måned opp mot resultat og budsjett hittil, samt totalbudsjett og resultat i fjor. Det du som leser rapporten må se etter, er om avvikene er store. 


Tertialrapport

I tillegg til årsregnskapet, sender OBF ut tertialrapporter to ganger i året. Tertialrapportene viser differansen mellom resultat og budsjett, samt nøkkeltall for boligselskapene per april og august.  Det viktigste tallet å være oppmerksom på når man vurderer likviditet er selskapets disponible midler. Disponible midler hensyntar både avdrag på lån og eventuelle låneopptak. Kort fortalt er disponible midler midlene et selskap har i omløp «omløpsmidler» (for eksempel bankinnskudd og forskuddsbetalte kostnader) fratrukket kortsiktig gjeld (for eksempel gjeld til leverandører og påløpte renter).


Tertialrapporten vurderer boligselskapenes likviditet til god, tilfredsstillende eller svak ut ifra hvor stor andel av det årlige inntektsgrunnlaget selskapet har på konto. OBF gir så anbefaling på hva boligselskapet bør gjøre for å bedre likviditeten dersom den er under anbefalt grense. 


Ha løpende dialog med forvalter

Dersom du som styremedlem er usikker på hvordan regnskapet, budsjettet og resultatet leses, ber vi deg ta kontakt med din forvalter for nærmere utdyping og rådgivning. 



OBF har vært på dugnad

Postet av OBF den 18. Mai 2022

Rettere sagt, har vi ikke luket bed og ryddet fellesarealer, men vi besøkte flere boligselskaper rundt om i Oslo forrige uke. Deltakerne ble overrasket med kaffe, boller og brus og fikk en ekstra grunn til å ta en pust i bakken.


– Dette var en hyggelig overraskelse! 

Gleden var stor da OBFs ildsjel, Grete Alice, kom syklende inn i diverse bakgårder to våte dager forrige uke. Lite visste hun at varm kaffe og noe godt å spise, var det som skulle til for å gjøre en dugnad i ruskvær, til et lyspunkt på en ellers grå dag. 


Like overraskende var hvor mange som faktisk hadde møtt opp. I et av boligselskapene hun besøkte, kunne styreleder skryte av at hele 90 prosent av beboerne hadde møtt opp på årets vårdugnad. 


Planlagt overraskelse

En av fordelene av å jobbe i OBF, er å få innsikt i når boligselskapene har planlagt å gjennomføre dugnaden. Så etter litt research i forvaltningsavdelingen, fant vi felles tidspunkter der vi hadde muligheten til å overraske flere på én dag. 


Grete Alice fylte sykkelen med boller, brus og nytraktet kaffe før hun satte kursen mot den første dugnadsgjengen. 



– Nå fikk jeg dårlig samvittighet

Til tross for grundig research og kartlegging i forkant, var det været som var nødt til å bestemme for et av lagene. For da Grete Alice skulle overraske den første dugnadsgjengen, var det ingen dugnadsånder å se noe sted. En telefon til styreleder skulle få svar på hvor alle deltakerne var – ikke på dugnad.


– For en god tanke! Nå fikk jeg dårlig samvittighet for å ha avlyst dugnaden, fortalte styreleder i telefonen og la til at de planla å gjennomføre årets vårdugnad i juni og at vi da gjerne måtte komme tilbake. 


I en bakgård på Tøyen var deltakelsen høy og stemningen svært god da OBF ankom. 


– Er dette noe dere gjør ofte? Har dere vært rundt på mange dugnader? For en fin sykkel!



På Oslos beste vestkant var dugnaden i startfasen. Mottakelsen var dermed helt topp og kunne gå løs på arbeidet med varm kaffe og boller i magen. Sykkelen ble spesielt godt mottatt av de yngre deltakerne på dugnaden. 


I bratte bakker på Ullern var både oppmøtet og arbeidslysten høy. Sykkelen ble ved hjelp av en ivrig deltaker dyttet opp bratte gangveier – helt opp til «kaffebordet» som så ble dekket opp. En velfortjent pause ble tatt og sola tittet frem. 


– Hvordan visste dere at vi hadde dugnad nå?


Ses vi til høsten?

Prosjekt «Overraske kunder på dugnad» ble en vellykket og positiv opplevelse for både oss og OBFs kunder. En suksess det frister å gjenta. Med responsen vi mottok, og ikke minst ønsket fra de oppmøtte beboerne vi besøkte, ser vi ingen grunn til ikke å oppfylle deres ønske. Kanskje ses vi til høstens dugnad? 




Sommerferie og styreverv: Slik løser dere det

Postet av OBF den 16. Mai 2022

Selv om styret skal ha sommerferie, betyr ikke det nødvendigvis at alle oppgavene i boligselskapet, gjør det. Derfor er det viktig at dere som sitter sammen i styret, avdekker når dere er tilgjengelig og hvem beboerne kan kontakte i hvilke uker og situasjoner.


Planlegg og deleger oppgaver

Sommerferien nærmer seg med stormskritt, og de fleste har nå fastsatt eller vet omtrent i hvilke uker de skal reise bort. For å unngå at det hoper seg opp med henvendelser fra beboere, eller at mer prekære situasjoner ikke blir løst fordi man ikke er tilgengelig, bør man allerede nå sette opp en plan innad i styret over hvem som er bortreist når, og hvem som har ansvaret for hva i hvilke uker. 









Dersom dere skal gjennomføre et styremøte de nærmeste ukene, er dette en perfekt anledning til å avdekke nettopp ferien. Hvis ikke, bør dere finne en alternativ måte til å dele ukene dere er bortreist.








Tenk scenarier

Typiske henvendelser dere mottar i løpet av sommeren kan være meglere som trenger opplysninger om vedlikeholdsplan og fremtidige planer før salg på sensommeren eller henvendelser fra beboere om ødelagte låser, manglende nøkler, tekniske problemer i vaskekjeller, lyspærer som har tatt kvelden mm. 


For å hindre at det tar for lang tid ved besvarelser av henvendelser, kan det derfor være lurt at styret vet hvem som håndterer styrets e-post i hvilke uker. Dersom dere vanligvis har fordelt oppgavene dere mellom, der eksempelvis noen har ansvaret for å ringe reparatør eller låsesmed, bør kontaktinformasjon deles med styremedlemmene slik at forutsetningene for problemløsning, er best mulig. 


Varsle eiere og beboere

Når dere har fastsatt en plan, kan det være hensiktsmessig å orientere eiere og beboere om denne. Ved å være forberedt, og kommunisere godt, kan man enklere unngå misnøye fra beboere. Planen dere legger kan eksempelvis henges opp ved oppslagstavla i gangen, sendes ut som nyhetsbrev, eller varsles i andre kanaler dere vanligvis oppdaterer beboere om nyheter. 

I varselet kan det også være hensiktsmessig å legge inn en notis som forteller at det i uke X, X og X kan være noe lengre saksbehandling (dersom dere forventer dette) og at de kan ringe XXXX dersom det er akutt. 


Kort oppsummert:

  1. Finn ut når styremedlemmene skal ha ferie
  2. Fordel ansvar etter hvilke uker dere er tilgjengelig
  3. Orienter eiere og beboere om hvem som kan kontaktes når og ved hvilke anledninger


Når utbetales styrehonorar?

Postet av OBF den 13. Mai 2022

Når man mottar styrehonoraret, avhenger av flere faktorer. Kanskje ønsker du å skatte annerledes enn hva som er listet opp i skattekortet? I denne artikkelen forklarer vi derfor enkelt hvilke steg styret må følge og når dere kan forvente å få utbetalt styrehonoraret. 

 

Hvem vedtar styrehonorar?

Uansett type boligselskap, skal det avholdes årsmøte eller generalforsamling i løpet av våren/tidlig sommer. Her blir andelseierne/aksjonærene enige om hvilket beløp sittende styre skal motta for siste års arbeid. I tillegg til det, må styret ta stilling til hvordan honoraret skal fordeles mellom styremedlemmene. Styreleder får ofte en større andel av honoraret, men det er ikke gitt og avhenger ofte av arbeidsmengden til hvert enkelt styremedlem.


Hvor mye er vanlig å ta i styrehonorar?

Her er det stor variasjon. Faktorer som kan spille inn er boligselskapets størrelse, økonomi og styrets arbeidsmengde. Fjorårets tall for boligselskaper i OBF, viste et gjennomsnitt på 1.837 per enhet. 


I listen nedenfor har vi fordelt gjennomsnittet på boligselskapets størrelse. 




Antall enheterGjennomsnittlig styrehonorar



1 – 35Kr 2.199



36 – 70Kr 1.751



71 eller flereKr 1.453



Når utbetales styrehonorar?

Når styrehonoraret for ditt boligselskap utbetales, avhenger blant annet av når dere har avholdt årsmøtet/generalforsamlingen. Når beløpet er fastsatt og styret har fordelt honoraret, må det fylles ut og signeres et styrehonorarskjema i OBFportalen (også kjent som Styreportalen). 


Det er viktig at vi i OBFportalen har følgende opplysninger om mottaker av styrehonorar:

  • Navn
  • Fødsels- og personnummer
  • Beløp (andel av styrehonorar fordelt på styremedlemmer)
  • Kontonummer


Styrehonorar utbetales den 15. i måneden. Det forutsetter at styret har signert styrehonorarskjemaet i OBFportalen senest 5. den samme måneden. Oversender man skjemaet senere enn dette, kan man forvente å motta honoraret 15. påfølgende måned.


Hvordan fylle ut skjema for styrehonorar?

Styrehonorarskjemaet finner dere i OBFportalen.

  1. Logg inn
  2. Velg «Økonomi» i den vertikale menyen til venstre
  3. Gå til «Godtgjørelser» i den horisontale menyen øverst
  4. Velg styrehonorar i fanen
  5. Klikk på «+ Nytt skjema for styrehonorar» og fyll inn informasjonen
  6. Signer


Hvor mye må jeg skatte av styrehonoraret?

Skattetrekket bestemmes av ditt personlige skattekort. Dersom du ønsker et annet skattetrekk, kan du endre denne ved å ta kontakt med din forvalter i OBF. 









OBS!



OBF kan ikke sette en lavere skattesats enn det skattekortet sier – kun høyere. Det betyr at dersom du ifølge skattekortet skal betale 30 %, men ønsker å skatte 25 %, er ikke det mulig å endre. 






Vær også oppmerksom på at styrehonorar på 1000 kr eller lavere er unntatt skatteplikt.