OBFportalen forenkler styrearbeidet

Postet av OBF den 15. Jun 2022

Enten du har brukt OBFportalen tidligere eller er helt ny, kan det være nyttig å få fullstendig oversikt over hvilke løsninger den kan by på. Med denne kan styrehverdagen bli vesentlig mer oversiktlig. 


Har styret i ditt boligselskap etablert gode rutiner i styrearbeidet, eller kunne dere ønske at dere hadde bedre oversikt over økonomi, fakturaer, dokumenter og protokoller? Vi i OBF råder alle våre kunder å gjøre seg kjent med OBFportalen og bruke de løsningene som er tilgjengelige. Portalen samler alt på ett sted, inkl. informasjon om eierne i boligselskapet. Det betyr mindre logistikk og enklere navigering i historikk og nyttig informasjon for nye styremedlemmer. 


IKKE GÅ GLIPP AV VIKTIG INFORMASJON

I tillegg til å være et godt oppslagsverk og verktøy, bruker våre rådgivere OBFportalen som en kanal for formidling av informasjon til styret. Dette er ofte viktig informasjon det kan være lurt å få med seg. Disse publiseringene finner styret under Publiseringer









Visste du at...



Du finner informasjon om selskapets bygningsforsikring inklusive polisenummer og egenandel under fanen Forsikring.







INFORMASJON OM BEBOERE

Under fanen Vårt eierseksjonssameie/borettslag/boligaksjeselskap finnes informasjon om alle eierne i boligselskapet. Kontaktinformasjon som telefonnummer og epostadresse, samt informasjon om hvilken boenhet vedkommende eier. 









OBS!



Dersom det er ønskelig å gjøre endringer i kontaktinformasjonen til eiere, må dette gjøres via OBF. Ta kontakt med din rådgiver dersom det er tilfelle.







Dere i styret har også mulighet til å finne tilsvarende informasjon om leietakere i boligselskapet. Dette legges inn av OBF når vi får melding om utleie. Det er viktig at denne informasjonen er à jour så man til enhver tid vet hvem som bor i boligselskapet. 


GJENNOMFØR STYREMØTER ENKELT

Via OBFportalen kan dere opprette saker som skal behandles på fremtidige møter, innkalle til styremøter og skrive styremøteprotokoller. Sistnevnte kan settes til digital signering i portalen. OBF anbefaler bruk av denne funksjonen, da det gir rådgiver enkel tilgang til styreprotokoller. Da vil også årsmeldingen hente informasjon om hvor mange saker som er behandlet og hvor mange møter som er avholdt. Enkel arkivering sikrer kontinuitet i styrene.


ÅRSMØTE/GENERALFORSAMLING

Portalen samler all viktig informasjon om årsmøtet/generalforsamlingen. Her kan styret redigere direkte i utkast til årsmelding og innkalling, og legge inn planlagte saker mm. Dere vil også finne signert regnskap og protokoller under fanen Årsmøte/generalforsamling.


FRAMMØTELISTE

Portalen har gjort det enkelt å registrere fremmøtte ved for eksempel dugnader, samt årsmøte/generalforsamling. Denne finner dere under fanen Årsmøte/generalforsmaling. Her kan også fullmakter registreres, i tillegg til at listen kan deles med rådgiver. 


ÅRSHJUL

Årshjulet på OBFportalen kan tilpasses etter styrets egne ønsker. Dere kan også legge inn årlige huskelister, eller fremtidige planer om for eksempel vedlikehold.


SIGNERINGER

I portalen samler vi alt som må signeres av styret på ett sted, det være årsregnskap, styremøteprotokoller mv. 


DOKUMENTER

Som vi har vært innom tidligere, er portalen ypperlig for filarkivering. Her finner dere i styret oversikt over dokumenter OBF har arkivert på portalen for laget eller dokumenter styret selv laster opp. OBF laster opp dokumenter under Dokumenter, mens styrets egne dokumenter legges under Styrets dokumenter. Et dokument på denne siden fungerer i praksis som en mappe. Man har her anledning til å opprette et Nytt styredokument og legge flere filer under samme tema i samme mappe. 


ØKONOMI

Vi anbefaler deg som styremedlem å gjøre deg ekstra godt kjent med Økonomisiden på OBFportalen.

Alle fakturaer må godkjennes av styreleder og ett styremedlem før det går til betaling. Det er derfor

viktig å følge med på om det er lagt inn nye fakturaer i portalen. Dette vises tydelig på portalens forside.









Godt å vite!



Når en ny faktura kommer inn, varsles du per e-post. Du kan også få varsel ved forfall eller velge å motta varselet per SMS. Si ifra til din rådgiver dersom du ønsker dette.







NYTTIGE FANER UNDER ØKONOMI I OBFPORTALEN:

  • Under Økonomisk oversikt finnes nøkkeltall for økonomien i boligselskapet.
  • Under Faktura finnes alle fakturaer boligselskapet har til behandling, har godkjent eller har avvist. I fakturaarkivet kan man enkelt søke opp en spesifikk faktura man leter etter.
  • Under Rapporter finnes nyttige regnskapsrapporter som viser hvordan boligselskapet ligger an regnskapsmessig eller budsjettmessig. 
  • Under Budsjett kan styret redigere budsjettutkastet som OBF lager på høsten og til slutt godkjenne det. 
  • Under Godtgjørelser fyller styret inn den interne fordelingen av styrehonoraret etter avholdt årsmøte/generalforsamling, samt kontonummer til mottakerne.
  • Under fanen Lån kan styret til enhver tid se hva boligselskapet har i lån.
  • Under fanen Utlegg kan man enkelt legge inn utlegg styremedlemmer eller andre har hatt på vegne av boligselskapet, for eksempel innkjøp til dugnad eller lignende og laste opp vedlegg, typisk kvittering. 


FELLES POSTKASSE

Vi anbefaler alle våre boligselskap å opprette en egen styremail – om det allerede ikke er gjort. Under fanen e-post kan styret sende og motta e-post direkte i styreportalen (NB! må være Gmail eller Office365 konto). Tilkoblingen av styrets e-postkonto gjøres enkelt under fanen Innstillinger



HAR DU SPØRSMÅL?

Ta kontakt med din rådgiver i OBF dersom du trenger hjelp eller lurer på noe ved OBFportalen.



Generalforsamling/årsmøte gjennomført – hva nå?

Postet av OBF den 15. Jun 2022

Enten du er ny eller godt etablert i styret, er det faste oppgaver som står for tur etter gjennomført generalforsamling/årsmøte. Vi går gjennom oppgavene du har i vente. 


Nye styremedlemmer?

Etter generalforsamlingen/årsmøtet, er det sannsynligvis ett eller flere styremedlemmer som er byttet ut. På ny har boligselskapets eiere gitt medlemmene tillit til å forvalte boligselskapet i henhold til lov, forskrift og vedtak som gjøres. 



OBF oppdaterer sin database i henhold til ny styresammensetning og gir nye medlemmer nødvendige tilganger til boligselskapets styreportal. Nye medlemmer kan deretter gjøre seg kjent i styreportalen på egenhånd eller be om en gjennomgang hos oss.


Fordele styrehonorar

Avtroppende styre skal fordele det vedtatte styrehonoraret internt. Nødvendige opplysninger fylles inn og skjemaet godkjennes før utbetaling. Samlet beløp skal være i henhold til vedtatt beløp på ÅM/GF.



Signere protokoll

Protokollen fra årsmøtet/generalforsamlingen signeres elektronisk av møteleder og ett eller to protokollvitner i etterkant av møtet. Når signeringen er utført, arkiveres den hos OBF og sendes så ut til beboerne, fortrinnsvis per post. 


OBF melder deretter inn nytt styre til Brønnøysundregisteret via Samordnet registermelding på Altinn. Nye styremedlemmer signerer skjemaet i Altinn for å bekrefte at de er valgt inn i styret og styreleder signerer på vegne av nyvalgte varamedlemmer. Skjemaet behandles så av registeret. Signert protokoll må følge med i forsendelsen.









Godt å vite!




Dersom vedtektene ble endret på årsmøtet/generalforsamlingen skal disse også følge med i forsendelsen.







Årsregnskapet som ble godkjent på årsmøtet/generalforsamlingen sender OBF også til Brønnøysundregisteret. Siste frist for innsendelse er 31. juli. 



Følge opp vedtak

Da er «papirarbeidet» over i denne omgang. Men hva ble dere egentlig enige om på årsmøtet/generalforsamlingen? Ble det vedtatt låneopptak for å finansiere et større vedlikeholdsprosjekt? Eller kanskje ble husordensreglene oppdatert? Ble det vedtatt salg av fellesareal til noen som trengte en større leilighet? Eller ble det gjort endringer i vedtektene? Vedtak som har blitt gjort må følges opp.



Uansett hva som ble vedtatt så er det det nye styrets oppgave å sørge for at sakene følges opp etter årsmøtet/generalforsamlingen. Noen saker krever videre utredning for så å bli behandlet på nytt, noen saker krever umiddelbar handling, andre saker vil styret jobbe med jevnt over neste styreperiode og kanskje legge frem på et nytt årsmøte. Sakene kan være svært forskjellige og kreve ulik saksbehandling.


Har du spørsmål?

Våre rådgivere vet at det kan være krevende å sette seg inn i alle oppgavene som tildeles styret. Oftest er ikke alle i styret nye. Vær på hugget og inviter til styremøter der dere sammen kan fordele oppgaver og ikke minst dele erfaringer. Dersom du er usikker på hva det innebærer å være et styremedlem, må du gjerne ta kontakt med ditt boligselskaps rådgiver. De står klare til å veilede deg. 



Er du ny i styret?

Postet av OBF den 14. Jun 2022

Når du er nyvalgt i et styre har både du og eierne som har valgt deg, forventninger til arbeidet som skal gjennomføres i perioden som kommer. Det krever ingen forkunnskaper, men det lønner seg å gjøre seg kjent med oppgavene og ansvaret som følger med. 


Årsmøtet / generalforsamlingen er overstått og du har fått tillitt av boligselskapets eiere. En god følelse, men kanskje også litt nervepirrende. Spesielt om det er din første gang som medlem av et styre i et boligselskap. 


Det å sitte i et styre krever i bunn og grunn ingen forkunnskaper, men det kommer godt med å ha gjort seg kjent med oppgavene, og ansvaret som medfølger. Men, du er ikke alene. Et styre består som regel av 3-5 medlemmer med ulik kunnskap og bakgrunn.



Gjør deg kjent med OBFportalen

Noe av det første som skjer etter at du har blitt valgt inn i styret i ditt boligselskap er at du får tilgang til boligselskapets styreportal – også kalt OBFportalen. Her finnes alt av økonomisk informasjon, informasjon om beboere og dokumenter som angår selskapet. Det er i denne portalen du vil holde øye med, og behandle, det aller meste som angår boligselskapet. 


Vi anbefaler derfor at du gjør deg kjent med portalen så snart du har fått tilgang. OBF gir deg tilgang etter avholdt årsmøte/generalforsamling. Dersom du ønsker en gjennomgang av styreportalen så ta kontakt med din rådgiver.



Kartlegg kunnskapen i styret

Etter at et nytt styre er valgt er det lurt å ha et konstituerende styremøte. I dette møtet kan medlemmene bli kjent med hverandre og hverandres kunnskapsnivå når det gjelder styrearbeid. Viktige, pågående saker skal informeres om slik at kunnskapen videreføres til nytt styre. Det samme gjelder rutiner, avtaler og «særting» som gjelder boligselskapet. På dette grunnlag kan man lettere fordele oppgaver tilpasset hvert enkelt medlem.







Eksempel
Eksempel
Eksempel
Har man en rørlegger i styret, vil det være naturlig at vedkommende har (hoved)ansvaret for oppgaver knyttet til vann og avløp. (soilrør, baderomsoppgradering og vannlekkasjer).
Har man en regnskapsfører i styret er det naturlig at vedkommende har (hoved)ansvaret for å sjekke at fakturaer er i henhold til inngåtte avtaler og eventuelt anføre hvor de skal konteres.
Har man en bygningskyndig med seg i styret så vil det være naturlig at vedkommende har (hoved)ansvaret for å følge opp for eksempel et fasadeprosjekt i boligselskapet.







Bli kjent med boligselskapets årshjul

Det er lurt å gjøre seg kjent med årshjulet til et boligselskap. Årshjulet er syklusen som selskapet følger gjennom året, år etter år. I hver syklus skjer det forskjellige ting som krever ulike oppgaver behandlet. I samtlige av syklusene får styret god hjelp av OBF. Dette være seg i forbindelse med årsregnskapet eller i budsjetteringsprosessen, samt ved gjennomførelse av årsmøte/generalforsamling. Alt skjer via OBFportalen.  



I OBFportalen er det nå mulig å koble opp styrets felles e-postadresse (så fremt dere benytter office365 eller Gmail). På den måten har man samlet alt på ett sted og ulike styremedlemmer kan lese, besvare og sende e-poster.

 









VERDT Å VITE:




Det er viktig å være klar over at når man blir valgt inn i et styre så registreres navnet ditt i Brønnøysundregistrene. Du vil stå oppført med fullt navn og styreverv i et offentlig register. Navnet ditt blir derav søkbart på Internett og det kan skape henvendelser som du kanskje ikke har fått tidligere.







Hvert boligselskap har sin faste rådgiver i OBF som kan kontaktes i det daglige. Ingen problem er for stort, eller spørsmål for dumt. Uansett hva du som styremedlem måtte lure på så er det bare å ringe eller sende e-post. Og dersom du står fast i OBFportalen, hjelper vi deg selvsagt.