Nå kan styret håndtere all e-post i OBFportalen

Postet av OBF den 1. Aug 2022

For å sikre bedre kommunikasjon og tilgang, introduserer OBFportalen en teknologi som gjør det mulig for styret å integrere dagens e-post og samle alt på ett sted. 


Som styremedlem besøker man jevnlig OBFportalen i forbindelse med styrearbeidet. Her har man til nå blant annet kunnet signere viktige dokumenter, godkjenne fakturaer, samt få fullstendig oversikt over økonomien og beboerne i boligselskapet. 



For å gjøre styrearbeidet enda mer sømløst, lanserer vi nå løsningen som tilkobler e-posten dere i dag benytter som postkasse for boligselskapet, til OBFportalen. Det betyr at dere fremover vil kunne motta og svare på henvendelser enkelt i en løsning dere allerede bruker. 


Dere vil også enkelt kunne logge saker i innboksen som behandlet, eller knytte e-poster til saker som skal styrebehandles i et styremøte. Da opprettes en egen sak i styreprotokollen i OBFportalen. Alle i styret vil ha automatisk genererte signaturer, og man vil enkelt kunne se hvem som har behandlet, svart på og slettet meldinger i innboksen. 


Se hvordan man tilknytter styrets e-post i OBFportalen lengre ned i artikkelen. 


Gjelder kun for Gmail og Office 365

Ved lansering er det kun støtte for to e-postleverandører; Office 365 og Gmail. Det betyr at tjenesten dessverre ikke er tilgjengelig for boligselskap som benytter seg av annen e-postleverandør. 


Felles styrepostkasse – klare fordeler

Dersom styret i dag benytter privat e-postadresse i forbindelse med styrearbeid og henvendelser fra beboere, bør dere tenke dere om. Det er klare fordeler ved å opprette en egen e-postadresse som beboere kan henvende seg til. I tillegg til at alle i styret kan besvare samme e-postkonto, er det enklere å overføre arbeidet til nye styremedlemmer, samtidig som man unngår at viktig historikk går tapt ved fratredelse. Les mer om hvorfor styret ikke bør bruke privat e-post i styrevervet.


 

Slik kobler du styrets e-post til OBFportalen

1. Logg inn i OBFportalen

(Dersom dere allerede har benyttet dere av denne tjenesten i OBFportalen, vil dere nå møte en melding på forsiden som forteller at dere må logge inn i styrets e-postkonto på nytt).


2. Gå til Kommunikasjon på venstre vertikale meny


3. Velg deretter Innstillinger i den horisontale menyen


4. Under «Styrets tilkoblede e-postkonto» har dere anledning til å legge til e-posten dere benytter i dag ved å klikke på «+ Legg til»


Velg videre fremgangsmåte for:





Gmail

5. Velg hvilken leverandør som gjelder for styrets e-postkonto – her «legg til Gmail konto».


6. Fyll inn e-postadresse og App passord for Gmail. 



7. For å opprette et App passord, må følgende gjøres: 

  1. Åpne en ny fane i nettleser, og logg inn på styrets Gmail-konto ved å gå til https://gmail.com



  2. Gå til konto og trykk på «Administrer Google-kontoen din».



  3. Velg «Sikkerhet i menyen til venstre.



  4. Påse at «Totrinnsbekreftelse» er slått på for denne kontoen.


  5. Klikk deretter på «App-passord» (krever at passord til e-postkonto må skrives inn på nytt)



  6. I første nedtrekksliste, velger man «E-post», og i andre nedtrekksliste velger man «Annen (egendefinert navn)».


  7. Nytt felt fremkommer, her kan man navngi koblingen, eksempelvis «E-post i Portalen». Trykk så på «Generer».


  8. Google vil nå gi et App-passord som skal benyttes for å koble til i OBFportalen. Skriv ned passordet før du går tilbake i OBFportalen.
    Gå så tilbake til OBFportalen.


8. Skriv inn det generte App-passordet i feltet for dette, mellomrom er ikke nødvendig. Trykk deretter på «konfigurer»



9. E-post er nå konfigurert og OBFportalen vil kunne sende og motta e-post ved bruk av denne e-postkontoen. Tilkoblet konto vises med rett e-postadresse i feltet «Styrets tilkoblede e-postkonto». 









Tips:




Dersom du fortsatt opplever problemer med å koble opp styrets Gmail konto, kan det være at innstillingene for IMAP ikke er aktivert for deres konto. For å aktivere dette, går du til følgende plass:




Trykk på tannhjulet oppe til høyre i deres Gmail konto -> Se alle innstillinger og velg fanen «Videresend og POP/IMAP». Aktiver IMAP-tilgangen.









Office 365


5. Velg hvilken leverandør som gjelder for styrets e-postkonto - her «legg til Gmail konto»

6. Fyll inn e-postadresse. Trykk deretter på «Konfigurer».



7. I neste steg fyller du igjen inn styrets e-postadresse, for deretter å skrive inn tilhørende passord. Avslutt med «Logg på». 


8. Dersom kontoen er satt opp med to-trinns verifisering, vil dere få opp at identiteten må bekreftes. Følg videre steg og motta kode per SMS. Avslutt med «Kontroller». 


9. I neste steg må du bekrefte at du gir OBFportalen tilgang til styrets e-postkonto. Trykk på «Godta». 

 

10. Som et ekstra ledd og sikring at det er styrets e-postadresse du kobler til i OBFportalen, må du i dette steget bekrefte at tilkoblingen som gjøres er korrekt. 

Trykk «Bekreft» dersom alt er korrekt. 

 


Skulle du vet uhell ha skrevet feil, trykker du «Avbryt». For å starte prosessen for tilkobling på nytt, går du tilbake og begynner fra steg «3»


11. Tilkoblingen er nå gjennomført og OBFportalen er tilkoblet styrets epostkonto. 











Tips:




I dagens samfunn er det mange som er pålogget Office365 i nettleseren fra før i forbindelse med privat/jobb e-post. Det er viktig at man sjekker at det er korrekt og ønsket e-postkonto man forsøker å koble til.




Skulle det være forskjell på e-postkontoen som er oppgitt i steg 7 og den innloggede kontoen i Office, vil OBFportalen stoppe prosessen og du vil få beskjed om å starte prosessen på nytt.