OBF tar i bruk Digipost

OBF innfører digital utsendelse via Digipost

Frem til nå har varsel om årsmøte og generalforsamling, samt protokoll fra møtene, blitt sendt som tradisjonell post. Nå er OBF tilrettelagt for å sende disse dokumentene digitalt til eiere som har registrert en konto i Digipost.

– Dette er et naturlig steg i utviklingen av hvordan vi distribuerer viktig informasjon. Stadig flere er vant til å motta dokumenter digitalt, og Digipost gir en sikker og forutsigbar løsning både for eiere og boligselskaper, sier Anette C. Johnsen, leder for forvaltningsavdelingen i OBF.

Denne våren vil derfor:

• Varsel om årsmøte/generalforsamling sendes via Digipost til eiere som har Digipost-konto

• Protokoll fra årsmøte/generalforsamling sendes på samme måte

Eiere som ikke har Digipost, vil fortsatt motta dokumentene som ordinær post.

Hva er Digipost?

Digipost er en sikker digital postkasse der du mottar viktig og ofte sensitiv post elektronisk. Du logger inn med BankID eller annen sikker elektronisk ID, og dokumentene lagres trygt slik at du enkelt kan finne dem igjen senere.

Tjenesten kan sammenlignes med rekommandert post – bare digitalt, raskere og enklere.

Hva betyr dette for deg som eier?

For eiere med Digipost-konto innebærer dette at varsel og protokoll leveres digitalt, direkte i postkassen – uten risiko for forsinkelser i postgangen.

OBF vet at om lag 75–80 prosent av eierne som er registrert hos oss allerede bruker Digipost. Disse vil automatisk motta dokumentene digitalt. Øvrige eiere får dem tilsendt på papir, som før.

– Det er viktig for oss at overgangen skjer sømløst. Ingen eiere mister informasjon, og styrene trenger ikke å gjøre noen tilpasninger for å ta i bruk ordningen, sier Johnsen.

Digital utsendelse innebærer også noe lavere forsendelseskostnader sammenlignet med tradisjonell post.

Viktig om varsler i Digipost

For å sikre at du får beskjed når nye dokumenter sendes digitalt, er det viktig at du har aktivert varsler i Digipost. Dersom varsler ikke er slått på, kan dokumenter bli liggende i postkassen uten at du mottar beskjed på e-post eller SMS.

OBF har ansvar for korrekt utsendelse av dokumentene, men det er den enkelte eier sitt ansvar å sørge for at varsler er aktivert i sin digitale postkasse.

Hvorfor sendes ikke innkallingen via Digipost?

Innkallingen til årsmøtet eller generalforsamlingen sendes fortsatt som ordinær post. Mange eiere ønsker å ha innkallingen som et fysisk dokument tilgjengelig under møtet, og innkallinger kan ofte være mer omfattende enn varsel og protokoll, med ulike vedlegg.

– Digipost er en ny distribusjonskanal for oss, og vi starter derfor med dokumenter som er enkle og like for alle mottakere, sier Anette C. Johnsen, leder for forvaltningsavdelingen i OBF.

Mindre papirpost – lengre leveringstid

Samtidig som flere dokumenter blir digitale, sendes det stadig mindre post på papir. Posten har varslet at de vurderer å redusere brevlevering til én gang i uken. Forslaget er ikke endelig vedtatt, men målet er å tilpasse posttjenestene til hvordan vi faktisk kommuniserer i dag.

Det kan bety at viktig informasjon som sendes på papir, i fremtiden kan ta lengre tid å nå frem enn tidligere. Digital post bidrar derfor til mer forutsigbar levering.

Styret trenger ikke å gjøre noe

Det er verdt å understreke at styret ikke trenger å foreta seg noe for å ta i bruk Digipost. All utsendelse håndteres av OBF, på samme måte som i dag.

Dersom dere har spørsmål om Digipost eller den nye ordningen, er dere velkommen til å ta kontakt med deres rådgiver i OBF, som gjerne bistår.