I denne artikkelen går vi gjennom hovedpunktene i prosessen i årsmøteperioden fra starten av året frem til gjennomføring av selve møtet. Det er mye forberedelser som skal til, og jo mer man kan gjøre i god tid, jo bedre blir prosessen – og forhåpentligvis gjennomføringen.
Sist oppdatert:
14. februar 2023
Fastsett dato tidlig
I løpet av januar vil styret og OBF sammen fastsette en dato for årsmøtet/generalforsamlingen. Samtidig som man avklarer dato, avtales hvilke tjenester styret ønsker at OBF skal hjelpe til med.
Etter at møtedato er fastsatt, publiseres utkast til innkalling og årsmelding i OBFportalen. Rådgiver bistår i stor grad med å lage så gode utkast som mulig, basert på fjorårets dokumenter.
Styret kan fortløpende begynne å jobbe med dokumentene. Hva har skjedd i året som har gått? Hvilke saker har styret jobbet med? Er det inngått noen nye avtaler med leverandører? Store utfordringer eller pågående saker? Forhåndsvarsel om møtedato er lovpålagt og kan sendes ut når møtedato er bekreftet. I varselet skal planlagt møtedato komme frem og med tydelig frist for å melde inn saker og til hvem. Når fristen har gått ut må styret gå gjennom sakene.
Ferdigstill årsregnskapet
Parallelt med dette ferdigstilles årsregnskapet. Årsregnskapene ferdigstilles fortløpende etter møtedato og publiseres til signering i OBFportalen når de er ferdige. Fullstendighetserklæring til revisor publiseres samtidig dersom boligselskapet har revisor.
Godt å vite!
For borettslag er det lovpålagt med revisor.
Når årsregnskap og eventuell fullstendighetserklæring til revisor er signert og årsmelding er ferdig og godkjent av styret, sendes alle signerte dokumenter til revisor. Revisor avgir sin revisjonsberetning og sender denne til OBF.
Innkallingsfrist
Deretter produserer OBF en innkalling bestående av saksliste, årsmelding, årsregnskap, revisjonsberetning og eventuelle vedlegg. Denne innkallingen skal godkjennes av styret før den sendes ut til alle eiere i boligselskapet. Innkallingen skal sendes ut tidligst 20 dager og senest 8 dager før møtedato.
Full oversikt med OBFportalen
Husk at dere nå også kan finne alt av relevant informasjon om årsmøtet/generalforsamlingen i OBFportalen. Under Styrearbeid > Fremdriftsplan vil dere til enhver tid kunne se hvor langt man har kommet i løpet, og styret kan også her logge gjennomføring av oppgaver som ligger til styret. Under Årsmøte/Generalforsamling kan dere finne informasjon om møtedato, booking av tjenester, utkast til årsmelding og innkalling, samt årsregnskap og fullstendighetserklæring.
Da er det klart for å avholde årsmøtet/generalforsamlingen! Lykke til.