Alt om årsmøte/generalforsamling

Forskjellen på årsmøte og generalforsamling

I prinsippet er det liten forskjell på innholdet i begrepene “årsmøte” og ”generalforsamling”. De er begge den øverste myndigheten eller høyeste organet i boligselskapet.

Begrepet årsmøte benyttes når det er boligselskapets eiere som samles, slik som i sameie.

Begrepet generalforsamling benyttes når det er selskapets eiere som samles, slik som i borettslag eller boligaksjeselskap.

Forberede årsmøte

Årsmøtet bør planlegges i god tid. Styret bør i denne forberedelsen sette seg inn i boligselskapets vedtekter da disse ofte inneholder en oversikt over hva som må behandles av årsmøtet. I tillegg vil det lønne seg å sette av tid til å forberede saker styret finner det nødvendig å presentere overfor eierne, samt ta stilling til eiernes innsendte saker.

Eksempler på saker som kan forberedes:

• Styrets årsberetning/årsmelding/årsrapport - En kort oppsummering av gjennomførte aktiviteter styret har utført i løpet av året.

• Vedtekter - Er det behov for revidering opp mot lov, forskrift eller annet?

• Økonomi - Er det behov for å diskutere låneopptak eller økning i felleskostnadene?

• Bygningsmessige forhold - Er det behov for at årsmøtet gjør vedtak?

• Valg av styre - Utgår styreverv eller er det andre årsaker til at det forventes endringer i styresammensetningen?

Frist for gjennomføring

I borettslag skal ordinær generalforsamling avholdes innen utgangen av juni hvert år.

I eierseksjonssameier skal ordinært årsmøte avholdes innen utgangen av juni hvert år, med mindre noe annet fremkommer av vedtektene.

Ordinær generalforsamling

Det er styret som innkaller til generalforsamling. Her bør det fremkomme dato for generalforsamling i tillegg til frist for innlevering av saker som ønskes behandles.

Under generalforsamlingen har boligselskapets eiere møte-, tale- og stemmerett.

Gjennomføring av årsmøte

Ved møtestart velges møteleder, referent og protokollunderskrivere samt godkjennelse av oppmøteliste. I tillegg utføres en opptelling av hvem som er til stede. Til slutt skal møteinnkalling og agendaen for møtet, også kalt dagsorden, godkjennes av de fremmøtte.

Godt å vite:

Det er ingen krav til antall oppmøtte eiere ved årsmøtet.

Saker som blant annet skal behandles:

• Godkjenning av årsregnskap, samt fremlegge revisjonsberetning og budsjett

• Behandle årsberetning/årsmelding/årsrapport

• Styremedlemmer, i de tilfeller noen står på valg

• Saker som er innsendt av boligselskapets eiere

Dersom boligselskapet har behov for lokaler til gjennomføring av årsmøtet, kan du som kunde i OBF alltid leie lokaler hos oss. Det kan lønne seg å være ute i god tid for å være sikret møterom til ønsket tidspunkt.

Digitale årsmøter

Styret har fullmakt til å avgjøre hvordan årsmøtet skal avholdes. Skal årsmøtet avholdes ikke-fysisk, må styret gjøre en forsvarlighetsvurdering av møteform der de vurderer blant annet:

• hvem som bor i gården

• hva slags saker som skal behandles

• behovet for debatt

Dersom styret bestemmer seg for å utføre årsmøtet fysisk, kan ikke styret nekte en eier å delta ved hjelp av et elektronisk hjelpemiddel uten saklig grunn.

Dersom styret ønsker å avholde møtet ikke-fysisk, finnes det også et unntak som sier at dersom to eiere med minst 10 prosent av stemmene ønsker at møtet skal avholdes fysisk, kan de kreve dette i henhold til loven.

Vi i OBF har lang erfaring og står klare til å veilede styret i regelverket, om det er behov for det.

Benkeforslag på årsmøte

Et benkeforslag er en sak/forslag eller nominasjon av styremedlem som blir fremmet når årsmøtet pågår.

Generalforsamlingsprotokoll

Det skal føres protokoll etter gjennomført generalforsamling. Denne skal underskrives av møteleder og minst én annen person valgt av generalforsamlingen blant dem som deltar.

Protokollen skal blant annet inneholde tid og møteform for generalforsamlingen, samt beslutninger tatt og antall stemmer avgitt.

Protokollen skal være tilgjengelig for andelseierne i boligselskapet.

• Les mer om generalforsamlingsprotokoll på Lovdata.no.

Fullmakt ved generalforsamling

Dersom en eier ikke har anledning til å møte på generalforsamlingen, kan vedkommende gi sin stemme gjennom utstedelse av fullmakt.

En fullmakt er et dokument der du gir din møte- og stemmerett til en annen. Personen du gir fullmakten til, også kalt fullmektig, begrenses til kun å presentere én stemme i tillegg til sin egen.

Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte skal avholdes når;

• styret finner det nødvendig

• eller når minst to seksjonseiere som til sammen eier mer enn ti prosent av stemmene krever det.

OBS!

Dersom boligselskapet er et boligaksjeselskap, kan også revisor som reviderer selskapets årsregnskap kreve å få behandlet et bestemt angitt emne.

Innkallingen og gjennomføringen skal skje på samme måte som et ordinært årsmøte.

Hvilken rolle har OBF overfor styret og generalforsamlingen?

OBF er rådgiver for styret og boligselskapet, og har ingen mulighet til å instruere styrene til å foreta avgjørelser. Årsmøtet er boligselskapets øverste organ. Styret er valgt av årsmøtet og representerer boligselskapet i alle formelle sammenhenger.