top of page

Nå kan styret håndtere all e-post i OBF-portalen

For å sikre bedre kommunikasjon og tilgang, introduserer OBFportalen en teknologi som gjør det mulig for styret å integrere dagens e-post og samle alt på ett sted.

Som styremedlem besøker man jevnlig OBFportalen i forbindelse med styrearbeidet. Her har man til nå blant annet kunnet signere viktige dokumenter, godkjenne fakturaer, samt få fullstendig oversikt over økonomien og beboerne i boligselskapet.

Sist oppdatert:

1. august 2022

For å gjøre styrearbeidet enda mer sømløst, lanserer vi nå løsningen som tilkobler e-posten dere i dag benytter som postkasse for boligselskapet, til OBF-portalen. Det betyr at dere fremover vil kunne motta og svare på henvendelser enkelt i en løsning dere allerede bruker.


Dere vil også enkelt kunne logge saker i innboksen som behandlet, eller knytte e-poster til saker som skal styrebehandles i et styremøte. Da opprettes en egen sak i styreprotokollen i OBF-portalen. Alle i styret vil ha automatisk genererte signaturer, og man vil enkelt kunne se hvem som har behandlet, svart på og slettet meldinger i innboksen.


Se hvordan man tilknytter styrets e-post i OBF-portalen lengre ned i artikkelen.


Gjelder kun for G-mail og Office 365


Ved lansering er det kun støtte for to e-postleverandører; Office 365 og G-mail. Det betyr at tjenesten dessverre ikke er tilgjengelig for boligselskap som benytter seg av annen e-postleverandør.



Felles styrepostkasse – klare fordeler


Dersom styret i dag benytter privat e-postadresse i forbindelse med styrearbeid og henvendelser fra beboere, bør dere tenke dere om. Det er klare fordeler ved å opprette en egen e-postadresse som beboere kan henvende seg til. I tillegg til at alle i styret kan besvare samme e-postkonto, er det enklere å overføre arbeidet til nye styremedlemmer, samtidig som man unngår at viktig historikk går tapt ved fratredelse. Les mer om hvorfor styret ikke bør bruke privat e-post i styrevervet.



Slik kobler du styrets e-post til OBF-portalen

1. Logg inn i OBF-portalen


(Dersom dere allerede har benyttet dere av denne tjenesten i OBF-portalen, vil dere nå møte en melding på forsiden som forteller at dere må logge inn i styrets e-postkonto på nytt).


2. Gå til Kommunikasjon på venstre vertikale meny


3. Velg deretter Innstillinger i den horisontale menyen


4. Under «Styrets tilkoblede e-postkonto» har dere anledning til å legge til e-posten dere benytter i dag ved å klikke på «+ Legg til»


Velg videre fremgangsmåte for:


G-mail


5. Velg hvilken leverandør som gjelder for styrets e-postkonto – her «legg til G-mail konto».


6. Fyll inn e-postadresse og App passord for G-mail.



Bilde viser innlogging med epost

7. For å opprette et App passord, må følgende gjøres:

a. Åpne en ny fane i nettleser, og logg inn på styrets G-mail-konto ved å gå til https://gmail.com


Google email

b. Gå til konto og trykk på «Administrer Google-kontoen din».


Brukerkonto

c. Velg «Sikkerhet i menyen til venstre.


Sikkerhet

d. Påse at «Totrinnsbekreftelse» er slått på for denne kontoen.


Google-pålogging

e. Klikk deretter på «App-passord» (krever at passord til e-postkonto må skrives inn på nytt)


Google-pålogging

f. I første nedtrekksliste, velger man «E-post», og i andre nedtrekksliste velger man «Annen (egendefinert navn)».


Ulike brukerflater i Google


g. Nytt felt fremkommer, her kan man navngi koblingen, eksempelvis «E-post i Portalen». Trykk så på «Generer».


App passord

h. Google vil nå gi et App-passord som skal benyttes for å koble til i OBF-portalen. Skriv ned passordet før du går tilbake i OBF-portalen.

Gå så tilbake til OBF-portalen.


Kode for app-passord


8. Skriv inn det generte App-passordet i feltet for dette, mellomrom er ikke nødvendig. Trykk deretter på «konfigurer».


Koble til e-postkonto

9. E-post er nå konfigurert og OBF-portalen vil kunne sende og motta e-post ved bruk av denne e-postkontoen. Tilkoblet konto vises med rett e-postadresse i feltet «Styrets tilkoblede e-postkonto».

Tips:

Dersom du fortsatt opplever problemer med å koble opp styrets G-mail konto, kan det være at innstillingene for IMAP ikke er aktivert for deres konto. For å aktivere dette, går du til følgende plass:

Trykk på tannhjulet oppe til høyre i deres G-mail konto -> Se alle innstillinger og velg fanen «Videresend og POP/IMAP». Aktiver IMAP-tilgangen.



Office 365


5. Velg hvilken leverandør som gjelder for styrets e-postkonto - her «legg til G-mail konto»


6. Fyll inn e-postadresse. Trykk deretter på «Konfigurer».


Koble til e-postkonto

7. I neste steg fyller du igjen inn styrets e-postadresse, for deretter å skrive inn tilhørende passord. Avslutt med «Logg på».


8. Dersom kontoen er satt opp med to-trinns verifisering, vil dere få opp at identiteten må bekreftes. Følg videre steg og motta kode per SMS. Avslutt med «Kontroller».


9. I neste steg må du bekrefte at du gir OBF-portalen tilgang til styrets e-postkonto. Trykk på «Godta».


10. Som et ekstra ledd og sikring at det er styrets e-postadresse du kobler til i OBF-portalen, må du i dette steget bekrefte at tilkoblingen som gjøres er korrekt.


Trykk «Bekreft» dersom alt er korrekt.


Tillatelser fra Microsoft

Skulle du vet uhell ha skrevet feil, trykker du «Avbryt». For å starte prosessen for tilkobling på nytt, går du tilbake og begynner fra steg «3»


11. Tilkoblingen er nå gjennomført og OBFportalen er tilkoblet styrets epostkonto.


Bekreftelse av e-postkonto


Tips:


I dagens samfunn er det mange som er pålogget Office365 i nettleseren fra før i forbindelse med privat/jobb e-post. Det er viktig at man sjekker at det er korrekt og ønsket e-postkonto man forsøker å koble til.


Skulle det være forskjell på e-postkontoen som er oppgitt i steg 7 og den innloggede kontoen i Office, vil OBF-portalen stoppe prosessen og du vil få beskjed om å starte prosessen på nytt.


Skrevet av

Mari 

Mari er kommunikasjonsrådgiver og UX Designer med en bachelor i eiendom, jus og økonomi. Hun brenner for å formidle innsikt og gjøre komplekse temaer litt lettere.

  • LinkedIn
mariii.jfif

Med over 60 års erfaring er OBF en av Norges ledende aktører innen boligforvaltning. Vi tilbyr skreddersydde tjenester som gir trygghet, effektivitet og oversikt for boligselskaper i Oslo og omegn. Våre dedikerte rådgivere kjenner bransjen og sørger for profesjonell håndtering av økonomi, forvaltning og juridiske spørsmål. Velg OBF for en solid partner som sikrer fremtidens verdier.

bottom of page