Som medlem av et styre i et boligselskap, må man forvente at eiere og beboere tar kontakt. Tidligere hadde styret oftest fysiske permer hvor innkommende saker ble dokumentert, men i dag er det meste elektronisk, og man mottar gjerne henvendelser via e-post.
Sist oppdatert:
13. april 2022
Henvendelsenes karakter er varierte, både i sakenes omfang og antall parter som er involvert. Noen henvendelser kan være løst med et enkelt svar, mens andre kan medføre mye oppfølging. Hva skjer da dersom styremedlemmet har benyttet seg av sin private e-postadresse og vedkommende ikke lenger ønsker å sitte i styret eller ikke skulle bli gjenvalgt ved neste årsmøte/generalforsamling?
Ulemper ved å bruke privat e-postadresse
Både saker som er under behandling i fasen der styret skal byttes ut og verdifull historikk bør være tilgjengelig for nye styremedlemmer. Mange vil kanskje tenke at det «bare er å oversende alt» når vervet tar slutt. Men det kan være en omfattende jobb og gjennomgå egen e-postkasse og videresende absolutt alle relevante e-poster som har kommet inn fra eiere og beboere. Vedkommende kan ha vært medlem av styret over flere år og sitte med et mangfold av e-poster.
I tillegg vil overføring av e-postene ved utgangen av styrevervet miste oversikt over historikkens forløp. Mottaker, altså det nye styremedlemmet, kan da verken enkelt få oversikt over hvem som var avsender eller når saken ble mottatt og hvor lenge den pågikk. I så måte var permene, som ble nevnt innledningsvis, enklere å gi fra seg ved avsluttet styreverv.
Et annet argument er personvernet. Det er heller ikke heldig at tidligere styremedlemmer sitter med personopplysninger om naboer og andre eiere i sin private e-postkasse.
Fordeler med felles e-postadresse
Når man leser avsnittet over, er det enkelt å se flere klare fordeler ved å benytte seg av en felles e-postkasse. Denne kan enkelt overføres til nye medlemmer i styret ved å gi dem tilgang til e-posten – som en slags digital styreperm. Historikken i pågående og avsluttede saker vil dermed være tilgjengelige for de aktuelle styremedlemmene til enhver tid og man unngår at informasjon går tapt.
Tips!
Det kan være lurt å bytte passord når styresammensetningen endres. Da sikrer dere at personvernopplysningene blir ivaretatt og at ingen kan «snoke» i arkivet.
En annen klar fordel er at man unngår å blande e-poster som angår boligselskapet med private e-poster. I tillegg ser det bedre ut at det er boligselskapet som står som avsender i saker, enten det er i dialog med eiere/beboere eller i forhandlinger med eksterne aktører.
En siste fordel ved å opprette felles e-postkasse, er at alle får tilgang til samme informasjon, og kan svare på henvendelser når eksempelvis ett av styremedlemmene er på ferie.
Opprett egen styremail
Når man skal opprette en styremail er det hensiktsmessig å velge en tjeneste som er bærekraftig over tid. Det finnes mange aktører som tilbyr e-posttjenester. Mange boligselskaper velger å kjøpe eget domene og tilknytte styremailen til denne. Andre velger aktører som Gmail og Outlook der det er gratis å opprette og bruke en e-postadresse. Uansett hva dere velger, vil det spare dere for mye arbeid fremover – både vedrørende opprydding av egne e-postkasser og tilgang til historikk for nye medlemmer i styret.
OBF anbefaler alle sine boligselskaper som ikke allerede har en slik løsning, å gå til opprettelse av en felles e-postadresse for selskapet. Det gir styrearbeidet en helhetlig oversikt og sikrer informasjonsflyt innad i styret og for kommende styresammensetninger.