Det er viktig at dere som sitter sammen i styret, avdekker når dere er tilgjengelig og hvem beboerne kan kontakte i hvilke uker og situasjoner.
Sist oppdatert:
16. mai 2022
Planlegg og deleger oppgaver
Sommerferien nærmer seg med stormskritt, og de fleste har nå fastsatt eller vet omtrent i hvilke uker de skal reise bort. For å unngå at det hoper seg opp med henvendelser fra beboere, eller at mer prekære situasjoner ikke blir løst fordi man ikke er tilgengelig, bør man allerede nå sette opp en plan innad i styret over hvem som er bortreist når, og hvem som har ansvaret for hva i hvilke uker.
Dersom dere skal gjennomføre et styremøte de nærmeste ukene, er dette en perfekt anledning til å avdekke nettopp ferien. Hvis ikke, bør dere finne en alternativ måte til å dele ukene dere er bortreist.
Tenk scenarier
Typiske henvendelser dere mottar i løpet av sommeren kan være meglere som trenger opplysninger om vedlikeholdsplan og fremtidige planer før salg på sensommeren eller henvendelser fra beboere om ødelagte låser, manglende nøkler, tekniske problemer i vaskekjeller, lyspærer som har tatt kvelden mm.
For å hindre at det tar for lang tid ved besvarelser av henvendelser, kan det derfor være lurt at styret vet hvem som håndterer styrets e-post i hvilke uker. Dersom dere vanligvis har fordelt oppgavene dere mellom, der eksempelvis noen har ansvaret for å ringe reparatør eller låsesmed, bør kontaktinformasjon deles med styremedlemmene slik at forutsetningene for problemløsning, er best mulig.
Varsle eiere og beboere
Når dere har fastsatt en plan, kan det være hensiktsmessig å orientere eiere og beboere om denne. Ved å være forberedt, og kommunisere godt, kan man enklere unngå misnøye fra beboere. Planen dere legger kan eksempelvis henges opp ved oppslagstavla i gangen, sendes ut som nyhetsbrev, eller varsles i andre kanaler dere vanligvis oppdaterer beboere om nyheter.
I varselet kan det også være hensiktsmessig å legge inn en notis som forteller at det i uke X, X og X kan være noe lengre saksbehandling (dersom dere forventer dette) og at de kan ringe XXXX dersom det er akutt.
Kort oppsummert:
Finn ut når styremedlemmene skal ha ferie
Fordel ansvar etter hvilke uker dere er tilgjengelig
Orienter eiere og beboere om hvem som kan kontaktes når og ved hvilke anledninger