Sist oppdatert:
23. okt. 2023
Dette får du vite om styrearbeid og årshjul:
Årsplan: Hva bør inkluderes?
En årsplan, ofte kalt et årshjul, fungerer som en oversiktlig tidsplan for styret. Den viser hvilke oppgaver som skal utføres i løpet av året, og sikrer at ingenting viktig blir glemt.
En god årsplan hjelper styret i boligselskap med å holde styr på sine plikter, frister, og forpliktelser.
For å skape en effektiv årsplan, er det noen grunnleggende punkter som bør inkluderes:
Fastsettelse av møtedatoer: Planlegg styremøter, generalforsamlinger, og andre viktige hendelser i god tid.
Vedlikeholdsoppgaver: Dette kan inkludere rutiner for vask, vedlikehold av uteområder, og tekniske systemer.
Dugnader: Planlegg datoer, send ut varsel i god tid, og ha en liste over oppgaver som skal utføres.
Finansiell planlegging: Sett av tid for budsjettgjennomgang, regnskapsavslutning, og andre finansielle aktiviteter.
Juridiske forpliktelser: Vær oppmerksom på viktige frister for innlevering av dokumenter, skatter, og avgifter.
Beboerkommunikasjon: Planlegg tidspunkter for nyhetsbrev, informasjonsmøter, og andre kommunikasjonsinitiativer.
Eksempel: Hvis styret planlegger en vår- og høstdugnad, kan årsplanen for eksempel inkludere en dato for dugnaden, en frist for innkjøp av nødvendig utstyr, og en dato for utsendelse av varsel til beboerne.
Ved å inkludere disse elementene i årsplanen, får styret et verktøy som forenkler styrearbeidet og bidrar til en mer strukturert og effektiv drift av boligselskapet.
Hva er styrearbeid og hvorfor er det viktig?
Styrearbeid i boligselskap handler om mer enn bare å holde møter og fatte beslutninger.
Det dreier seg om den løpende driften og forvaltningen av boligselskapet for å
sikre et godt bomiljø
forvalte økonomiske midler forsvarlig
og opprettholde bygningens verdi.
For det første må styret sørge for at boligselskapet overholder aktuelle frister og lover, som Lov om eierseksjoner for sameier og Lov om burettslag (burettslagslova) for borettslag. Overtramp kan føre til juridiske og økonomiske konsekvenser.
En annen sentral oppgave er økonomisk forvaltning. Styret må håndtere boligselskapets finanser med omhu, fra budsjettering og regnskap til større investeringer og vedlikehold.
Kommunikasjon med beboerne er også kritisk. Styret bør opprettholde en åpen dialog, adressere bekymringer og arbeide for å skape et positivt fellesskap.
Eksempel:Ved en vannlekkasje i en av boligene er det styrets ansvar å koordinere løsningen, holde berørte parter informert og sørge for at saken blir håndtert riktig.
Til slutt, styrearbeid inkluderer også planlegging av vedlikehold og utviklingsprosjekter. Dette bidrar til å bevare eller øke boligselskapets verdi og sikrer at beboerne trives.
Å ha et effektivt og engasjert styre er en nøkkelfaktor for et vellykket boligselskap, med direkte innvirkning på beboernes trivsel og verdien av deres eiendom.
Last ned årsplan [gratis mal]
Vi har valgt å dele opp årsplanen i fire faser – hver med tre måneders intervall. Vær obs på at noen av overgangene kan være flytende. Dersom du ønsker å spe på med flere oppgaver, kan du bruke vår mal som et utgangspunkt.
Eksempler på egendefinerte punkter:
Varsel om når og hvor beboer kan kaste juletreet
Vask av garasje
Varmeanlegg slås av/på
HMS-kontroller
17. mai flaggheising
Tenning av julegran
Gjennomgang av boligselskapets avtaler
Avholde styremøter (egendefinert intervall)
Ferie
Kontrollspørsmål du kan stille ved utbrodering av årsplanen:
Når på året skjer hva?
Hva skal styrene gjøre i de forskjellige fasene?
Hvilke frister gjelder?
Hva skal gjøres når?
Hva skal avtroppende styre gjøre, og hva skal nyvalgt styre gjøre?
Hva skal styrebehandles gjennom året?
Styrebehandling omfatter de beslutningene som styret må foreta for å sikre at boligselskapet drives i tråd med vedtekter og lovgivning.
Gjennom året vil det være en rekke saker som krever styrets oppmerksomhet.
Her er noen av de mest sentrale:
Økonomistyring: Det inkluderer budsjettering, regnskapsføring, innkreving av felleskostnader og håndtering av eventuelle økonomiske mislighold.
Vedlikehold: Proaktive tiltak for å ivareta bygningens tilstand. Dette kan være alt fra mindre reparasjoner til større renovasjonsprosjekter.
Kommunikasjon: Informere beboere om viktige saker, som planlagte arbeider i boligselskapet, generalforsamlinger eller dugnader. Det er også viktig å ha en klar kommunikasjonskanal for beboernes henvendelser og klager.
Generalforsamling: Forberede og gjennomføre generalforsamling, inkludert saksliste, årsrapport, og valg av styre.
Håndtere avvik: Dette kan være alt fra brudd på husordensregler til tekniske problemer i bygningen.
Sikkerhet og trivsel: Initiere tiltak for å bedre sikkerheten i boligselskapet, som brannsikkerhet, samt tiltak som fremmer godt naboskap og trivsel.
Når og hvordan bør man avholde styremøter?
Styremøter er en viktig del av styrehverdagen. De tjener som plattform for diskusjon, avgjørelser og planlegging.
Møtehyppighet avhenger av boligselskapets spesifikke saker og generelle behov.
Selv uten presserende saker kan regelmessige møter, f.eks. månedlig, være gunstig. Men frekvensen er opp til hvert enkelt styre.
Forbered møtet ved å sende en detaljert agenda i god tid før møtet. Dette sikrer at møtet blir mer effektivt da det lar medlemmene forberede seg på kommende diskusjoner.
Protokoller fra hvert møte er viktig for å dokumentere diskusjoner og beslutninger, noe som gir en klar oversikt for medlemmene.
Ved å holde regelmessige, godt forberedte styremøter, sørger man for effektiv drift og at beboernes interesser blir ivaretatt.
Hvilke viktige frister må styret forholde seg til?
Å kjenne til de viktigste fristene er avgjørende for et effektivt styrearbeid.
Styret har ansvar for å sørge for at boligselskapet overholder alle juridiske forpliktelser og at nødvendige aktiviteter utføres til riktig tid.
Regnskapsfrister: Styret skal påse at regnskapet er klart innen fastsatte frister, slik at revisor har tilstrekkelig tid for sin gjennomgang.
Generalforsamling/årsmøte: Boligselskapet skal avholde generalforsamling eller årsmøte innen seks måneder etter regnskapsårets slutt, det vil si 30. juni.
Vedlikehold og inspeksjoner: Mange boligselskap har periodiske vedlikeholdsoppgaver og inspeksjoner som må utføres innen bestemte frister, som brannsikkerhetskontroller. OBF har utviklet HMSportal.no som sikrer effektiv håndtering av slike inspeksjoner. Les mer om internkontrollsystemet her.
Forfall på lån og fakturaer: Styret skal ha oversikt over når lån og fakturaer forfaller. Det er også deres oppgave å sørge for at økonomien i boligselskapet er stabilt og kan betale utgiftene sine.
Det kan virke overveldende å måtte ha kontroll på alle gjeldende frister. En forretningsfører kan hjelpe deg med å overholde disse og være ute i god tid slik at styret kan fokusere på andre oppgaver i vervet.
Hva bør avtroppende styre overlevere til det nyvalgte styret?
Når et styre trer av og et nytt tiltrer, er det viktig med en smidig overlevering.
Dette sikrer kontinuitet i styrearbeidet og legger grunnlaget for at det nye styret kan arbeide effektivt fra dag én.
Avtroppende styre bør overlevere;
Dokumentasjon: Referater, kontrakter, avtaler og korrespondanse.
Årsplanen: En oppdatert versjon med viktige aktiviteter.
Økonomisk oversikt: Regnskap, budsjett og fremtidige forpliktelser.
Pågående saker: Kort status og nødvendig bakgrunnsinformasjon.
Kontaktinformasjon: Vaktmester, leverandører, og forretningsfører.
En profesjonell forretningsfører kan også veilede i denne prosessen, noe som ytterligere kan bidra til en sømløs overgang.
Hvordan involvere beboere i årsplanleggingen?
Å involvere beboerne i årsplanleggingen kan bidra til økt engasjement og forståelse for styrets arbeid.
Dette kan også øke tilfredsheten blant beboerne og gi bedre innsikt i deres behov og ønsker.
Vær åpen om planleggingen og informer beboerne tidlig om at dere jobber med årsplanen. Del gjerne tidligere årsplaner som eksempel.
Be om innspill på aktiviteter, vedlikeholdsoppgaver eller andre forhold beboerne mener bør prioriteres.
Skal en plattform for diskusjon rundt forslag og mulighet for direkte tilbakemelding for eksempel ved å avholde beboermøter.
Benytt digitale verktøy som undersøkelser eller forum for å engasjere de som kanskje ikke har anledning til å delta på møter.
Når årsplanen er ferdigstilt, informer beboerne om hvilke forslag som er tatt til følge og begrunnelse for eventuelle valg.
Trenger dere støtte i styrearbeidet?
Navigering i styrearbeidets kompleksiteter kan være utfordrende.
Med OBF som forretningsfører vil dere få veiledning gjennom hvert steg i årsplanen. Vi hjelper dere med å overholde frister og gjeldende regler.
Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat.