Sist oppdatert:
6. august 2026
Innhold i artikkelen:
Hva er en protokoll?
Protokollen er den formelle dokumentasjonen av sakene som ble behandlet, og beslutningene som ble tatt på møtet.
I et eierseksjonssameie føres det protokoll fra årsmøtet. I et borettslag eller boligaksjeselskap føres det protokoll fra generalforsamlingen. Dokumentene har samme hovedfunksjon, selv om møtene har forskjellige navn.
Protokollen skal først og fremst vise hva møtet behandlet og vedtok. Den trenger ikke gjengi alle innlegg, spørsmål og diskusjoner.
En tydelig protokoll gjør det enklere for styret å følge opp vedtakene. Den gir også eiere og senere styrer dokumentasjon på hva møtet faktisk bestemte.
Les vår komplette guide: Alt om årsmøte i sameie →
Les vår komplette guide: Alt om generalforsamling i borettslag →
Hvilke krav gjelder?
Kravene til protokollen avhenger av hvordan boligselskapet er organisert.
Borettslag
Møtelederen skal sørge for at alle saker som behandles, og alle vedtak som treffes på generalforsamlingen, føres inn i protokollen. Den skal signeres av møtelederen og minst én andelseier som generalforsamlingen velger blant deltakerne. Protokollen skal også være tilgjengelig for andelseierne etter burettslagslova § 7-9.
Eierseksjonssameie
Møtelederen har ansvar for at alle behandlede saker og beslutninger føres inn i protokollen. Møtelederen og minst én seksjonseier som årsmøtet utpeker blant deltakerne, skal signere. Protokollen skal til enhver tid være tilgjengelig for seksjonseierne etter eierseksjonsloven § 53.
Boligaksjeselskap
Boligaksjeselskaper følger aksjeloven. Protokollen skal angi tidspunkt og møteform, beslutningene som ble tatt og utfallet av avstemningene. Oversikten over aksjeeiere som deltok, skal tas inn i eller legges ved protokollen. Møtelederen og minst én annen person som generalforsamlingen velger blant deltakerne, skal signere etter aksjeloven § 5-16.
Hva skal protokollen inneholde?
Lovens minstekrav varierer mellom selskapsformene. En praktisk protokoll bør likevel gi en tydelig oversikt over gjennomføringen av møtet.
Ta normalt med:
boligselskapets navn
dato, tidspunkt og møteform
navn på møteleder og protokollfører
antall eiere og stemmer som var representert
eventuelle fullmakter
sakene som ble behandlet
forslagene det ble stemt over
vedtak og avstemningsresultater
valg med navn, rolle og valgperiode
eventuelle vedlegg
navn på dem som skal signere
Protokollen bør følge samme rekkefølge som sakslisten. Da blir det lettere å kontrollere at alle sakene er behandlet og dokumentert.
Det er normalt ikke nødvendig å føre opp eiere som ikke deltok. Hvem som sa hva under diskusjonen, trenger heller ikke tas med med mindre opplysningen er nødvendig for å forstå saken eller vedtaket.
Når et nytt styre skal registreres, brukes protokollen til å dokumentere valget. Brønnøysundregistrene beskriver kravene til dokumentasjon for borettslag på siden om roller i borettslag og for eierseksjonssameier på siden om roller i eierseksjonssameier.
Les vår komplette guide: Innkalling til generalforsamling og årsmøte →
Hvordan skriver du tydelige vedtak?
Et vedtak skal kunne forstås også av personer som ikke deltok på møtet. Det må derfor komme tydelig frem hva møtet har bestemt.
Vedtaket bør ved behov angi:
hvilket tiltak som er vedtatt
eventuell kostnadsramme
hvordan tiltaket skal finansieres
hvilken fullmakt styret får
frister og andre vilkår
resultatet av avstemningen
Endres et forslag under møtet, skal protokollen gjengi den endelige formuleringen som deltakerne stemte over. Det bør ikke være nødvendig å lese andre møtedokumenter for å forstå hva som ble vedtatt.
Les vår komplette guide: Årsmøteagenda →
Hvem skal signere protokollen?
Borettslag
I et borettslag skal møtelederen og minst én andelseier som generalforsamlingen velger blant deltakerne, signere protokollen. Kravet følger av burettslagslova § 7-9.
Sameie
I et eierseksjonssameie skal møtelederen og minst én seksjonseier som årsmøtet utpeker blant deltakerne, signere etter eierseksjonsloven § 53.
Boligaksjeselskap
I et boligaksjeselskap skal møtelederen og minst én annen person som generalforsamlingen velger blant deltakerne, signere etter aksjeloven § 5-16.
Den som fører protokollen, trenger bare å signere dersom møtet også har valgt personen til å signere sammen med møtelederen. Det er derfor ikke alltid møtelederen og sekretæren som skal signere.
Protokollen kan signeres elektronisk. De teknologinøytrale reglene skal likestille elektronisk og håndskreven signatur. Signaturløsningen må ivareta informasjonssikkerheten og gjøre det mulig å dokumentere hvem som har signert, slik Kommunal- og distriktsdepartementet beskriver i Prop. 81 L (2020–2021).
Protokollen bør ferdigstilles og sendes til signering kort tid etter møtet, mens sakene og formuleringene fortsatt er ferske.
Hva er forskjellen på protokoll og referat?
Begrepene brukes noen ganger om hverandre, men dokumentene har ulike funksjoner.
Boligselskapet trenger vanligvis ikke både en protokoll og et eget referat. En tydelig protokoll gir som regel eierne den nødvendige oversikten over sakene og vedtakene.
Et separat referat kan brukes dersom styret ønsker å forklare bakgrunnen for sakene eller oppsummere diskusjonen i et mer tilgjengelig språk. Referatet erstatter ikke den formelle protokollen.
Noen bruker ordet «referat» om det formelle dokumentet fra møtet. Navnet er ikke avgjørende, men dokumentet må oppfylle alle kravene til protokollen dersom det skal dekke den lovpålagte dokumentasjonen.
Hvordan skal protokollen deles og oppbevares?
Deling med eierne
Protokollen skal være tilgjengelig for eierne. For borettslag følger dette av burettslagslova § 7-9, mens regelen for eierseksjonssameier står i eierseksjonsloven § 53. I boligaksjeselskaper skal protokollen holdes tilgjengelig for aksjeeierne etter aksjeloven § 5-16.
Det betyr ikke nødvendigvis at protokollen må sendes direkte til alle. Den kan for eksempel gjøres tilgjengelig i en digital portal eller utleveres når en eier ber om innsyn.
Vedlegg som inneholder fortrolige eller unødvendige personopplysninger, bør vurderes separat. At protokollen skal være tilgjengelig, betyr ikke automatisk at alle underlagsdokumenter skal deles.
Trygg lagring
Den endelige og signerte protokollen bør lagres i boligselskapets felles arkiv. Unngå at originalen bare ligger i en privat e-postkonto eller på datamaskinen til ett styremedlem.
Borettslag skal utarbeide og oppbevare lovpålagt dokumentasjon på en trygg og forsvarlig måte etter burettslagslova § 1-7. For eierseksjonssameier følger den tilsvarende plikten av eierseksjonsloven § 6 b. Dokumentasjonen skal blant annet sikres mot urettmessige endringer, ødeleggelse og tap.
I boligaksjeselskaper skal protokollen og deltakeroversikten oppbevares på en betryggende måte gjennom hele selskapets levetid etter aksjeloven § 5-16.
Les vår komplette guide: Konstituering av nytt styre →
Last ned gratis mal for protokoll
En fast mal gjør det enklere å følge sakslisten og dokumentere forslag, vedtak, valg og avstemningsresultater. Malen må tilpasses boligselskapets selskapsform, vedtekter og sakene som behandles.
Kontroller at den ferdige protokollen inneholder de nødvendige opplysningene og signeres i tråd med reglene som gjelder for boligselskapet.
Last ned gratis mal for referat
Et årsmøtereferat kan brukes som en kort og lettlest oppsummering av møtet. Referatet kan forklare bakgrunnen for sakene og gi eierne en enkel oversikt over det som ble diskutert og besluttet.
Referatet er et frivillig supplement og erstatter ikke den formelle, signerte protokollen.
Hvordan kan OBF bistå?
Som kunde hos OBF får dere en fast rådgiver som kjenner boligselskapet og veileder styret gjennom året. Rådgiveren bistår med å avklare spørsmål om forberedelser, dokumenter og oppfølging i forbindelse med årsmøtet eller generalforsamlingen.
I OBF-portalen kan styret samle møtedokumenter og historikk, slik at protokoller og andre viktige dokumenter er tilgjengelige også når styret skiftes ut.
Skrevet av
Mariann
Kommunikasjonsrådgiver i OBF
Trenger dere bistand med boligforvaltning eller regnskap? OBF har 70 års erfaring og hjelper over 500 boligselskap med den daglige driften.
Spørsmål og svar om protokoll og referat
Er årsmøteprotokoll og generalforsamlingsprotokoll det samme?
Dokumentene har samme hovedfunksjon: å dokumentere sakene som ble behandlet, og vedtakene som ble tatt. I eierseksjonssameier brukes betegnelsen årsmøteprotokoll, mens borettslag og boligaksjeselskaper vanligvis bruker generalforsamlingsprotokoll.
Må alle diskusjoner tas med i protokollen?
Nei. Protokollen skal først og fremst dokumentere sakene, forslagene, vedtakene og avstemningsresultatene. Det er normalt ikke nødvendig å gjengi alle innlegg eller hvem som sa hva.
Må sekretæren signere protokollen?
Ikke nødvendigvis. Det er møtelederen og den eller de personene møtet velger som skal signere. Sekretæren signerer bare dersom personen også er valgt som medsignatar.
Kan protokollen signeres elektronisk?
Ja. Protokollen kan signeres elektronisk, så lenge løsningen gjør det mulig å dokumentere hvem som har signert, og dokumentet oppbevares på en sikker måte.
Må protokollen sendes til alle eierne?
Protokollen skal være tilgjengelig for eierne. Den kan deles digitalt, legges i boligselskapets portal eller gjøres tilgjengelig på en annen egnet måte.
Trenger boligselskapet både protokoll og referat?
Vanligvis ikke. En tydelig og korrekt protokoll er som regel tilstrekkelig. Et eget referat kan brukes dersom styret ønsker å gi en mer lettlest oppsummering av møtet, men det erstatter ikke den formelle protokollen.