Sist oppdatert:
13. sep. 2023
Dette får du vite om protokoll og referat:
Hva er en generalforsamlingsprotokoll?
En generalforsamlingsprotokoll er et offisielt dokument som registrerer hendelser, beslutninger og diskusjoner under en generalforsamling.
Den gir en fullstendig oversikt over møtets forløp, inkludert vedtak og kommentarer. Protokollen er viktig for organisasjonen og sørger for nøyaktig dokumentasjon av hendelsene under generalforsamlingen.
Innhold og krav til årsmøteprotokollen
For å sikre at årsmøteprotokollen oppfyller lovens krav, må den inkludere spesifikke elementer.
Følgende informasjon bør være tilstede i protokollen:
Møtedato og sted: Start med å merke dato og sted for årsmøtet.
Innkalling og deltakere: Beskriv hvordan deltakerne ble innkalt, og oppgi en liste over de som var tilstede og eventuelt de som var forhindret.
Saksliste: Presenter en oversikt over de sakene som ble behandlet på årsmøtet.
Beslutninger: Registrer vedtak som ble gjort for hver sak, inkludert avstemninger og resultatene av disse.
Diskusjoner og kommentarer: Ta notater om viktige diskusjoner, synspunkter og kommentarer som ble fremmet under hvert punkt på sakslisten.
Valg og utnevnelser: Dersom det ble valgt nye styremedlemmer eller utnevnt komiteer, må dette dokumenteres.
Eventuelle vedlegg: Hvis det ble delt ut dokumenter eller rapporter i forbindelse med årsmøtet, inkluder disse som vedlegg til protokollen.
Hvordan skrive en protokoll?
Å skrive en god årsmøteprotokoll krever grundighet og nøyaktighet. Her er noen trinn som kan hjelpe deg med å lage en effektiv protokoll:
Forberedelse: Ha alt nødvendig materiale klart, inkludert innkalling og saksliste.
Møtenotater: Ta detaljerte notater under årsmøtet.
Struktur: Organiser protokollen etter møteagendaen.
Presis språk: Bruk enkel og forståelig formulering.
Referer til dokumentasjon: Inkluder nødvendige vedlegg eller referanser.
Beslutninger: Klargjør hva som ble vedtatt i hver sak.
Signaturer: La protokollen bli signert av møteleder og sekretær.
Oppbevaring: Lagre protokollen på en trygg måte.
Lover og vedtekter: Sørg for at protokollen overholder organisasjonens regler og juridiske krav.
En velformulert protokoll er avgjørende for å bevare organisasjonens historie og dokumentere viktige beslutninger. Er du i tvil, konsulter gjerne med boligselskapets rådgiver.
Mal for generalforsamlingsprotokoll
Signering av protokollen
Møteleder og sekretær må signere protokollen for å bekrefte gyldigheten.
Minimum to signaturer kreves, og signeringen skal skje umiddelbart etter generalforsamlingen.
Visste du at…Sekretæren under en generalforsamling er vanligvis en beboer eller ansatt valgt i henhold til organisasjonens vedtekter. Sekretærens rolle er å føre protokoll og dokumentere hendelsene på møtet.
Hva er et årsmøtereferat?
Et årsmøtereferat er en kortfattet oppsummering av hva som ble diskutert og vedtatt på årsmøtet/generalforsamlingen.
Referatet gir medlemmene en oversikt over viktige beslutninger og hendelser. Det er et nyttig dokument for å holde alle informert og dokumentere årsmøtets resultater.
Hvorfor skrive referat når man uansett må skrive protokoll?
Årsmøtereferat og generalforsamlingsprotokoll tjener litt forskjellige formål:
Generalforsamlingsprotokoll: Dette er den formelle dokumentasjonen av generalforsamlingen eller årsmøtet. Den skal følge spesifikke juridiske krav og inneholde alle beslutningene som er tatt på møtet. Den er ofte mer omfattende og detaljert, og den brukes som juridisk bevis i tilfelle uenigheter eller tvister.
Årsmøtereferat: Dette er en lettfattelig og kortfattet oppsummering av møtet. Denne typen referat er vanligvis ment for medlemmer og interessenter som ønsker en rask oversikt over hva som ble diskutert og besluttet på møtet uten å måtte gå gjennom den mer omfattende protokollen. Årsmøtereferatet kan være mer tilgjengelig og lettere å forstå for alle medlemmer.
Hva må et årsmøtereferat inneholde?
For at et årsmøtereferat skal være effektivt og informativt, må det inneholde nøkkelinformasjon som:
Dato, tid og sted
Deltakere
Agenda
Beslutninger
Diskusjoner og kommentarer
Eventuelle signaturer
Et fullstendig årsmøtereferat gir medlemmene en klar oversikt over møtet og de beslutningene som ble tatt.
Slik skriver du et årsmøtereferat
Trenger du bistand til å utforme protokoll?
Ønsker du profesjonell støtte til å utforme din årsmøteprotokoll? OBF har lang erfaring med årsmøter og korrekt utforming av protokoll.
Med vårt erfarne team får du den hjelpen du trenger for en smidig og korrekt prosess.