Årsregnskap for boligselskap: Krav, frister og styrets ansvar

Innhold i artikkelen:

• Hva er et årsregnskap?

• Hvilke krav gjelder?

• Hva skal være med?

• Hva bør styret se etter?

• Når er fristen?

• Hva skjer ved forsinkelse?

• Hvordan unngår du feil?

• Hvordan godkjennes det?

Hva er et årsregnskap for boligselskap?

Et årsregnskap viser inntekter, kostnader, eiendeler, gjeld og egenkapital for et avsluttet regnskapsår. For de fleste boligselskaper følger regnskapsåret kalenderåret fra 1. januar til 31. desember.

Årsregnskapet viser dermed hva som faktisk har skjedd økonomisk, i motsetning til budsjettet, som viser hva styret forventet at inntekter og kostnader skulle bli.

Regnskapsloven § 3-2 fastsetter at årsregnskapet skal inneholde resultatregnskap, balanse og noteopplysninger. Mellomstore og store foretak skal i tillegg utarbeide kontantstrømoppstilling.

Et godt årsregnskap gir styret et grunnlag for å vurdere blant annet likviditet, kostnadsutvikling, gjeld og behovet for fremtidige tiltak.

Hvilke krav gjelder for årsregnskap i borettslag og sameie?

Kravene er ikke helt like for borettslag og eierseksjonssameier.

Regnskapsloven § 1-2 fastslår at alle borettslag er regnskapspliktige. Det samme gjelder eierseksjonssameier som omfattes av eierseksjonsloven § 64 andre ledd, altså sameier med 21 eller flere seksjoner.

Selv små sameier skal ha ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel, og styret skal legge frem regnskapet for foregående kalenderår på ordinært årsmøte. Dette følger av eierseksjonsloven § 64.

Når må boligselskapet ha revisor?

Et borettslag skal ha én eller flere statsautoriserte eller registrerte revisorer etter burettslagslova § 9-1.

For eierseksjonssameier gjelder revisjonsplikten når sameiet har 21 eller flere seksjoner. I sameier med 20 eller færre seksjoner kan årsmøtet vedta å ha revisor, jf. eierseksjonsloven § 65.

Er årsberetning og årsmelding det samme?

Nei. En årsberetning er et lovregulert dokument, og regnskapsloven § 2-1 legger plikten til å utarbeide årsberetning på mellomstore og store foretak. En årsmelding er derimot en mer praktisk oppsummering som mange boligselskaper bruker for å informere eierne om året som har gått.

• Les vår komplette guide: Slik skriver styret en god årsmelding for boligselskapet →

Hva skal årsregnskapet inneholde?

For et regnskapspliktig boligselskap består årsregnskapet normalt av tre hoveddeler:

1. Resultatregnskapet viser årets inntekter og kostnader, og om boligselskapet har gått med overskudd eller underskudd.

2. Balansen viser eiendeler, gjeld og egenkapital på regnskapsårets siste dag.

3. Notene forklarer og utdyper tallene i regnskapet, blant annet hvilke regnskapsprinsipper som er brukt og andre opplysninger loven krever.

Mellomstore og store foretak skal også ha kontantstrømoppstilling etter regnskapsloven § 3-2.

Dersom boligselskapet har plikt til årsberetning eller revisjon, kommer årsberetning og revisjonsberetning i tillegg ved innrapporteringen.

Hva bør styret se etter i årsregnskapet?

Styret trenger ikke bare kontrollere at regnskapet er ferdig. Tallene bør brukes aktivt for å forstå hvordan økonomien har utviklet seg.

Se særlig på:

• Resultatet mot budsjett: Hvor er de største avvikene?

• Likviditeten: Har boligselskapet nok tilgjengelige midler til kommende utgifter?

• Gjeld og rentekostnader: Har renteendringer påvirket økonomien mer enn forventet?

• Store enkeltkostnader: Er uvanlige eller uforutsette utgifter forklart?

• Fremtidige kostnader: Gir regnskapet grunn til å justere felleskostnader eller kommende budsjetter?

Årsregnskapet gir også seksjonseiere og andelseiere innsyn i boligselskapets økonomi. For regnskapspliktige virksomheter er årsregnskapet offentlig tilgjengelig gjennom Regnskapsregisteret.

Når er fristen for årsregnskap?

Regnskapsloven § 3-1 krever at årsregnskapet fastsettes senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. For et boligselskap med kalenderåret som regnskapsår betyr det senest 30. juni.

Deretter skal årsregnskapet sendes til Regnskapsregisteret senest én måned etter at det er fastsatt, jf. regnskapsloven § 8-2. For virksomheter med ordinært kalenderår må komplett årsregnskap være sendt inn senest 31. juli for å unngå forsinkelsesgebyr.

31. desember: Regnskapsåret avsluttes

Innen utgangen av juni: Regnskapet behandles og fastsettes

Senest én måned etter fastsetting: Regnskapet sendes inn

Senest 31. juli: Absolutt frist for å unngå forsinkelsesgebyr

Brønnøysundregistrene opplyser at fristen 31. juli ikke kan utsettes, og har samlet mer informasjon om innsending av årsregnskap på nettsidene sine.

Hva skjer hvis årsregnskapet leveres for sent?

Hvis et innsendingspliktig boligselskap ikke leverer komplett årsregnskap innen fristen, begynner det å løpe forsinkelsesgebyr.

I 2026 kan gebyret bli opptil 69 940 kroner. Gebyret øker uke for uke i maksimalt 26 uker. Se de gjeldende satsene hos Brønnøysundregistrene.

Virksomheten er i utgangspunktet ansvarlig for gebyret. Dersom det ikke blir betalt, kan styremedlemmer og andre ansvarlige etter reglene bli personlig solidarisk ansvarlige for betalingen. Forsinkelsesgebyret kreves inn av Innkrevingsmyndigheten i Skatteetaten.

Det gjør fristen til mer enn en administrativ detalj. Styret har ansvar for at årsregnskapet blir sendt inn selv om selve innrapporteringen er overlatt til regnskapsfører eller revisor. Brønnøysundregistrene presiserer dette på nettsidene sine om innsending av årsregnskap.

Hvordan unngår du feil i årsregnskapet?

Mange problemer oppstår lenge før selve innsendingsfristen. Gode rutiner gjennom året gjør årsoppgjøret enklere.

Typiske feil styret bør fange opp er:

• manglende bilag eller dokumentasjon

• kostnader ført på feil konto eller periode

• avvik mellom regnskap og bank som ikke er avklart

• uvanlige kostnader uten forklaring

• manglende noter eller andre påkrevde dokumenter

• manglende signatur fra ett eller flere styremedlemmer

• årsregnskap og revisjonsberetning som ikke er klare i tide til møtet

• at fristen for godkjenning blandes sammen med fristen for innsending

Styret bør også kontrollere at større avvik fra budsjettet kan forklares. Det gjør årsregnskapet enklere å presentere og gir et bedre grunnlag for neste års budsjett og økonomiske beslutninger.

Hvordan godkjennes og sendes årsregnskapet inn?

Før årsregnskapet kan sendes til Regnskapsregisteret, skal det gjennom flere steg.

1. Styret gjennomgår og signerer regnskapet

Alle styremedlemmer skal signere årsregnskapet. Eventuell revisjon må også være ferdig før dokumentene sendes ut til eierne.

2. Eierne får regnskapet før møtet

I borettslag skal årsregnskapet, eventuell årsmelding og revisjonsberetningen sendes til andelseierne senest åtte dager før generalforsamlingen, jf. burettslagslova § 7-4.

I eierseksjonssameier skal årsberetning, regnskap og eventuell revisjonsberetning sendes til seksjonseierne senest én uke før det ordinære årsmøtet, jf. eierseksjonsloven § 44.

• Les vår komplette guide: Innkalling til generalforsamling og årsmøte →

3. Årsregnskapet behandles på årsmøtet eller generalforsamlingen

I borettslag skal godkjenning av årsregnskapet alltid behandles på ordinær generalforsamling etter burettslagslova § 7-4.

I sameier skal det ordinære årsmøtet behandle og eventuelt godkjenne styrets regnskap for foregående kalenderår etter eierseksjonsloven § 44.

Styret bør kunne forklare større avvik, uvanlige kostnader og andre poster det er naturlig at eierne stiller spørsmål ved. Det er ikke nødvendig å gå gjennom hver enkelt regnskapslinje.

4. Godkjenningen dokumenteres

Vedtaket om årsregnskapet skal fremgå av protokollen fra årsmøtet eller generalforsamlingen.

• Les vår komplette guide: Protokoll fra årsmøte og generalforsamling →

5. Årsregnskapet sendes elektronisk

Regnskapspliktige boligselskaper sender årsregnskapet elektronisk til Regnskapsregisteret gjennom Altinn, der du finner skjema og informasjon om innsendingen på Altinns side om årsregnskap.

Årsregnskapet, eventuell årsberetning og revisjonsberetning skal sendes inn når dokumentene er påkrevd. Innsendingen til Regnskapsregisteret er en egen rapporteringsplikt og må ikke forveksles med skattemeldingen til Skatteetaten.

La OBF hjelpe deg med årsregnskapet

OBF Regnskapsbyrå er et statsautorisert regnskapsførerselskap som arbeider med regnskap for boligselskaper. Tjenestene omfatter blant annet regnskapsførsel, økonomirapporter, budsjettoppfølging og rapportering til myndighetene, slik at styret har oversikt gjennom året gjennom regnskapstjenestene til OBF.

Som kunde får styret også en fast kontaktperson som kjenner boligselskapets økonomi og kan følge opp spørsmål underveis.