Forretningsfører for boligselskap: Dette bør styret vite

Innhold i artikkelen:

• Hva gjør forretningsfører?

• Hvem kan være forretningsfører?

• Hva koster forretningsfører?

• Hvorfor velge profesjonell?

• Hvordan velge riktig?

• Trenger små boligselskap det?

• Hvilke regler gjelder?

• Hvordan bytte?

Hva gjør en forretningsfører?

En forretningsfører bistår styret med den løpende økonomiske og administrative forvaltningen av boligselskapet. Hvor omfattende rollen er, avhenger av avtalen mellom boligselskapet og forretningsføreren.

Vanlige oppgaver kan være:

• budsjett og økonomisk oppfølging

• regnskap og fakturering

• innkreving av felleskostnader

• oppfølging av avtaler og leverandører

• forberedelser til årsmøte eller generalforsamling

• dokumentasjon og administrasjon

• løpende rådgivning til styret

Forretningsføreren kan også bidra når juridiske spørsmål oppstår, for eksempel ved å avklare problemstillingen og sørge for at riktig juridisk kompetanse kobles inn.

Rollen erstatter likevel ikke styret. Styret fatter beslutningene som ligger til styrets myndighet, mens forretningsføreren følger opp oppgaver innenfor sitt mandat.

Årsregnskapet er et typisk område der styret og forretningsføreren samarbeider tett. Selv om regnskapsfører eller forretningsfører gjør mye av det praktiske arbeidet, må styret forstå, behandle og følge opp regnskapet.

• Les vår komplette guide: Årsregnskap for boligselskap →

Hvem kan være forretningsfører?

Forretningsføreren kan være en person eller et selskap. Boliglovene stiller ikke et generelt utdanningskrav til selve rollen, men styret bør se etter relevant kompetanse innen boligforvaltning, økonomi og regelverk.

Det betyr likevel ikke at hvem som helst kan utføre alle oppgavene som ofte inngår i forretningsførselen.

Regnskapsførerloven § 2-1 fastsetter at regnskapsføring i næring for andre bare kan utføres av et regnskapsforetak. Finanstilsynet forklarer nærmere hvem som må ha godkjenning som regnskapsforetak.

Noen boligselskap velger å håndtere deler av forretningsførselen selv. Da bør det være tydelig hvem som har ansvar for de ulike oppgavene, og hvilke oppgaver som krever ekstern fagkompetanse.

Hva koster en forretningsfører?

Prisen på forretningsførsel varierer fordi boligselskap har forskjellige behov. Antall boliger alene gir derfor ikke hele bildet. Et mindre boligselskap med komplisert økonomi eller mange pågående saker kan kreve mer oppfølging enn et større boligselskap med stabil drift.

Prisen påvirkes blant annet av:

• antall boliger eller seksjoner

• omfanget av regnskapstjenestene

• hvor mye rådgivning styret trenger

• antall avtaler og leverandører

• behov for møtebistand og rapportering

• eventuelle tilleggstjenester

Mange avtaler kombinerer en fast pris for bestemte basistjenester med særskilt fakturering av arbeid som faller utenfor avtalen. Derfor bør du undersøke mer enn bare totalsummen i tilbudet.

Hvorfor velge profesjonell forretningsfører?

Et styre skal håndtere økonomi, drift, vedlikehold, avtaler, møter og henvendelser fra eiere. En profesjonell forretningsfører kan gjøre det enklere å holde oversikt og sikre kontinuitet når styremedlemmer skiftes ut.

Faglig støtte

Du får en erfaren samarbeidspartner å diskutere løpende spørsmål med når styret trenger råd eller er usikkert på fremgangsmåten.

Bedre struktur

Frister, dokumenter, økonomi og administrative oppgaver kan følges opp mer systematisk gjennom året.

Tilgang til kompetanse

En profesjonell forvalter kan gi tilgang til kompetanse innen blant annet regnskap, økonomi, boligjuss og administrasjon.

Mer tid til styrearbeidet

Når rutineoppgaver håndteres effektivt, kan styret bruke mer tid på beslutninger, vedlikehold og langsiktig planlegging.

En ekstern forretningsfører kan også tilføre nyttige perspektiver i krevende saker. Forretningsføreren er likevel boligselskapets rådgiver og representant innenfor sitt mandat, ikke en uavhengig mekler mellom styret og beboerne.

Fordelingen mellom styreleder, resten av styret og forretningsføreren bør derfor være tydelig.

• Les vår komplette guide: Styreleder i boligselskap →

Hvordan velger du riktig forretningsfører?

En god forretningsfører skal passe til måten boligselskapet faktisk drives på. Før dere ber om tilbud, bør styret derfor starte med egne behov. Hvilke oppgaver tar dere hånd om selv? Hvor oppstår det mest usikkerhet? Og trenger dere først og fremst praktisk administrasjon, økonomisk oppfølging eller løpende rådgivning?

Start med styrets behov

Et lite sameie med enkel drift kan ha behov for en annen type avtale enn et borettslag med mange leverandører, større vedlikeholdsprosjekter eller komplisert økonomi.

Lag gjerne en kort oversikt over oppgavene dere ønsker hjelp til, og skill mellom:

• tjenester dere trenger hver måned

• oppgaver som bare oppstår noen ganger i året

• rådgivning dere ønsker tilgang til ved behov

• oppgaver styret fortsatt skal ha ansvar for selv

Denne oversikten gjør det enklere å sammenligne tilbud og reduserer risikoen for å betale for tjenester dere ikke bruker.

Spør hva dere faktisk får

Forretningsførere kan tilby mange av de samme tjenestene, men innholdet i avtalene kan være forskjellig. Be derfor om konkrete svar på hvordan samarbeidet fungerer i praksis.

• Kontaktperson: Hvem følger opp styret til daglig, og hva skjer ved fravær?

• Regnskap: Hvilke oppgaver inngår, og hvem følger opp avvik?

• Møter: Er bistand til årsmøte, generalforsamling og styremøter inkludert?

• Rådgivning: Hvilke spørsmål kan styret få hjelp med uten ekstra kostnad?

• Digitale løsninger: Hvordan får styret tilgang til dokumenter, økonomi og avtaler?

• Tilleggstjenester: Hva faktureres utover fastprisen, og til hvilken timepris?

Se etter relevant erfaring

Forvaltning av borettslag og sameier krever mer enn generell administrativ kompetanse. Leverandøren bør kjenne reglene som gjelder for boligselskap, og ha erfaring med økonomi, vedlikehold, årsmøter og praktiske styrespørsmål.

Det kan være nyttig å spørre om leverandøren har erfaring med boligselskap som ligner deres eget. Et stort fagmiljø er ikke nødvendigvis det viktigste dersom styret får lite oppfølging eller stadig må forklare virksomheten på nytt.

Vurder samarbeidet, ikke bare systemene

Gode digitale løsninger kan gjøre styrearbeidet enklere, men de erstatter ikke tilgjengelige rådgivere og tydelige rutiner. Finn ut hvordan saker meldes inn, hvor raskt dere kan forvente svar, og hvordan hastesaker håndteres.

Be gjerne om referanser eller erfaringer fra andre boligselskap. Se etter om leverandøren er strukturert, tydelig og løsningsorientert – særlig når det oppstår uenighet, forsinkelser eller uforutsette kostnader.

Forretningsføreren bør også passe inn i styrets arbeidsrytme gjennom hele året. Et tydelig årshjul gjør det enklere å se når styret trenger bistand, hvilke frister som gjelder, og hvilke oppgaver som bør fordeles mellom styret og forretningsføreren.

• Les vår komplette guide: Styrearbeid og årsplan i boligselskap →

Trenger små boligselskap forretningsfører?

Om et lite boligselskap trenger forretningsfører, avhenger ikke bare av størrelsen. Selskapsformen er også avgjørende, fordi reglene er forskjellige for borettslag og eierseksjonssameier.

For borettslag sier burettslagslova § 8-10 at laget skal ha forretningsfører dersom vedtektene ikke bestemmer noe annet. Et lite borettslag kan derfor ikke bare legge til grunn at forretningsfører er unødvendig. Vedtektene må kontrolleres.

For eierseksjonssameier er utgangspunktet annerledes. Eierseksjonsloven § 61 fastsetter at årsmøtet med vanlig flertall kan beslutte at sameiet skal ha forretningsfører. Dersom vedtektene ikke bestemmer noe annet, er det styret som engasjerer og følger opp forretningsføreren.

Profesjonell forretningsførsel kan særlig være nyttig når styret har begrenset kapasitet, økonomien er komplisert, større prosjekter er på vei eller det er vanskelig å sikre kontinuitet fra ett styre til det neste.

Hvilke regler gjelder for forretningsfører?

Forretningsførerens myndighet følger av loven, boligselskapets vedtekter, styrets beslutninger og avtalen om forretningsførsel. Reglene er forskjellige for borettslag, eierseksjonssameier og boligaksjeselskap.

Borettslag

Burettslagslova § 8-10 regulerer forretningsførselen og gir styret myndighet til å inngå avtale om forretningsførsel.

Burettslagslova § 8-16 skiller mellom styrets og forretningsførerens representasjonsrett. Styret representerer borettslaget utad og tegner foretaksnavnet, og kan gi styremedlemmer eller forretningsføreren rett til å tegne foretaksnavnet. En slik fullmakt kan trekkes tilbake når som helst. Forretningsføreren representerer i tillegg borettslaget utad i saker som gjelder den daglige ledelsen.

Forretningsføreren omfattes også av reglene om inhabilitet i burettslagslova § 8-14.

Burettslagslova § 8-15 setter grenser for hvordan styret og forretningsføreren kan bruke sin posisjon. De kan blant annet ikke opptre på en måte som er egnet til å gi enkelte andelseiere eller andre en urimelig fordel på bekostning av andre andelseiere eller borettslaget.

Eierseksjonssameie

Eierseksjonsloven § 61 regulerer beslutningen om å ha forretningsfører. Årsmøtet kan med vanlig flertall beslutte at sameiet skal ha forretningsfører, og dersom vedtektene ikke bestemmer noe annet, er det styret som engasjerer, instruerer og følger opp forretningsføreren.

Etter eierseksjonsloven § 62 kan styret delegere deler av sin beslutningsmyndighet til forretningsføreren. I saker som gjelder vanlig vedlikehold og drift, kan forretningsføreren også representere seksjonseierne innenfor rammene loven setter.

Eierseksjonsloven § 63 har egne regler om når forretningsføreren er inhabil.

Boligaksjeselskap

I et boligaksjeselskap er ikke forretningsfører regulert som et eget selskapsorgan på samme måte som i burettslagslova. Rollen må derfor vurderes ut fra avtalen og fullmaktene selskapet gir.

Styret beholder sitt tilsynsansvar etter aksjeloven § 6-13. Dersom selskapet har daglig leder, regulerer aksjeloven § 6-14 den daglige ledelsen. En ekstern forretningsfører må arbeide innenfor de oppgavene og fullmaktene selskapet har gitt.

Hvordan bytter du forretningsfører?

Mangelfull oppfølging, hyppige skifter av kontaktperson, uklare kostnader eller tjenester som ikke lenger dekker boligselskapets behov kan være grunner til å vurdere en ny forretningsfører.

Før styret bestemmer seg, bør avtalen og vedtektene gjennomgås. Oppsigelsesfrist og beslutningsmyndighet kan avhenge av både selskapsform og hva som er avtalt.

En ryddig prosess kan se slik ut:

1. Gå gjennom dagens avtale, pris og oppsigelsesvilkår.

2. Kartlegg hvilke tjenester styret faktisk trenger.

3. Innhent og sammenlign tilbud på samme grunnlag.

4. Sørg for at beslutningen tas av riktig organ.

5. Planlegg overføringen av regnskap, avtaler, dokumenter og tilganger.

For borettslag følger det av burettslagslova § 8-10 at avtalen kan sies opp av laget med seks måneders varsel dersom en kortere frist ikke er avtalt. Generalforsamlingen kan med to tredjedels flertall samtykke til at avtalen gjøres uoppsigelig i inntil fem år.

I eierseksjonssameier følger det av eierseksjonsloven § 61 at styret som utgangspunkt engasjerer og avslutter engasjementet til forretningsføreren dersom vedtektene ikke bestemmer noe annet. Paragrafen har også regler om oppsigelse og avtaler som gjøres uoppsigelige i en begrenset periode.

Et bytte handler ikke bare om å avslutte den gamle avtalen. Regnskapshistorikk, bankforhold, leverandøravtaler, forsikring, dokumentasjon, tilganger og pågående saker bør overføres på en måte som gir styret kontinuitet.

La OBF hjelpe deg med forretningsførsel

OBF har 70 års erfaring med boligforvaltning, og som kunde får styret en fast rådgiver som kjenner boligselskapet og kan veilede gjennom året. Forretningsførselen gir støtte til den løpende økonomiske og administrative oppfølgingen, samtidig som styret beholder beslutningsansvaret.

Ved bytte av forretningsfører legges det opp til en ryddig overgang og et oppstartsmøte for å avklare rutiner, kontaktpunkter og samarbeidet videre. Be om et uforpliktende tilbud i dag.