Valgkomité i boligselskap: Slik finner du gode styrekandidater

Innhold i artikkelen:

• Hva er en valgkomité?

• Hvordan velges valgkomiteen?

• Hva gjør valgkomiteen?

• Hvem kan sitte i valgkomiteen?

• Hva bør valgkomiteen se etter?

• Borettslag vs. sameie

• Kan du trekke deg?

Hva er en valgkomité?

En valgkomité er en gruppe som forbereder valg av styre og eventuelle andre verv i boligselskapet. Oppgaven er først og fremst å finne aktuelle kandidater, snakke med dem og legge frem en innstilling før årsmøtet eller generalforsamlingen.

Valgkomiteen velger altså ikke styret selv. Den gir boligeierne et bedre grunnlag for å velge personer som har tid, motivasjon og egenskaper som passer til styrearbeidet.

Det finnes ikke et generelt lovkrav om at borettslag eller eierseksjonssameier skal ha valgkomité. Derfor bør du alltid sjekke vedtektene og tidligere møtevedtak for å se hvilke regler som gjelder i ditt boligselskap. Selve styrevalget er derimot regulert i lovverket.

Et velfungerende styre trenger både kontinuitet og personer som kan bidra med ulike perspektiver og erfaringer.

• Les vår komplette guide: Styrearbeid i boligselskap →

Hvordan velges valgkomiteen?

Valgkomiteen velges vanligvis på årsmøtet i et eierseksjonssameie eller generalforsamlingen i et borettslag. Hvordan valget skal foregå, hvor mange medlemmer komiteen skal ha og hvor lenge de skal sitte, kan være regulert i vedtektene eller i et tidligere møtevedtak.

Det er lurt at boligselskapet har et tydelig mandat som avklarer:

• hvor mange som skal sitte i valgkomiteen

• hvor lenge medlemmene velges for

• hvilke verv komiteen skal foreslå kandidater til

• når innstillingen skal være klar

• hvordan kandidater kan melde sin interesse

Da vet både valgkomiteen, styret og boligeierne hva som forventes.

I sameier gjennomføres selve styrevalget på årsmøtet, mens borettslag velger styret på generalforsamlingen.

• Les vår komplette guide: Årsmøte i sameie →

• Les vår komplette guide: Generalforsamling i borettslag →

Hva gjør valgkomiteen?

Valgkomiteens arbeid handler om mer enn å spørre hvem som har lyst til å sitte i styret. Først bør du få oversikt over hvilke verv som er på valg, hvem som ønsker gjenvalg og hvilke behov styret har fremover.

En praktisk arbeidsprosess kan se slik ut:

Du trenger ikke gjennomføre formelle jobbintervjuer. En god samtale bør likevel avklare hvorfor kandidaten ønsker vervet, hvor mye tid personen kan sette av og om vedkommende har forstått hva styrearbeidet innebærer.

Valgkomiteens innstilling er et forslag. Boligeierne gjør det endelige valget på årsmøtet eller generalforsamlingen.

Hvem kan sitte i valgkomiteen?

Det er en fordel at valgkomiteen består av personer som kjenner boligselskapet, samtidig som de klarer å vurdere kandidatene på en nøytral måte.

En god sammensetning kan gi komiteen:

• erfaring med hvordan boligselskapet og styret fungerer

• ulike perspektiver på hvilke personer styret trenger

• integritet når personopplysninger og vurderinger håndteres

• analytiske ferdigheter til å vurdere flere kandidater

• gode kommunikasjonsevner i samtaler med kandidater og boligeiere

Det er normalt en fordel at valgkomiteen står tilstrekkelig uavhengig av det sittende styret. Da blir det tydeligere at vurderingen av kandidatene skjer på vegne av fellesskapet, ikke av styret som allerede sitter.

Sjekk likevel alltid vedtektene. De kan ha egne bestemmelser om hvem som kan velges til valgkomiteen.

Hva bør valgkomiteen se etter?

Et godt styre trenger ikke fem personer med den samme bakgrunnen. Valgkomiteen bør heller se på styret som helhet og vurdere hva som mangler.

Aktuelle forhold kan være:

• motivasjon for styrearbeidet

• tid til å følge opp oppgaver og møter

• samarbeidsevne

• kjennskap til boligselskapet

• økonomisk forståelse

• erfaring med bygg, vedlikehold eller prosjekter

• kommunikasjon og beboeroppfølging

• kontinuitet mellom erfarne og nye styremedlemmer

Det betyr ikke at hvert fagområde må dekkes av en ekspert i styret. Styret kan hente inn fagkompetanse når det er nødvendig. Det sentrale er at medlemmene kan sette seg inn i saker, stille spørsmål og ta beslutninger sammen.

Kandidater bør også få et realistisk bilde av arbeidsmengden og ansvaret før de sier ja til et verv.

• Les vår komplette guide: Hva du bør vite om styrehonorar →

Hvordan fungerer valgkomité i borettslag og sameie?

Valgkomiteens praktiske arbeid kan være svært likt i borettslag og eierseksjonssameier. Den viktigste forskjellen er hvilket møte som velger styret og hvilket lovverk som regulerer styrevalget.

I borettslag skal generalforsamlingen velge styremedlemmene, og styrelederen skal velges særskilt etter burettslagslova § 8-2.

I eierseksjonssameier skal årsmøtet velge styret med vanlig flertall av de avgitte stemmene, og styrelederen skal velges særskilt etter eierseksjonsloven § 55.

Valgkomiteen foreslår kandidater, men det er altså boligeierne på møtet som foretar valget.

Når styret er valgt, bør det nye styret raskt avklare roller, ansvar og arbeidsform.

• Les vår komplette guide: Konstituering av nytt styre →

Kan du trekke deg fra valgkomiteen?

Hvis du ikke lenger har anledning til å sitte i valgkomiteen, bør du gi beskjed så tidlig som mulig. Da får resten av komiteen og styret tid til å avklare hvordan arbeidet skal fortsette.

Start med å sjekke vedtektene eller mandatet for valgkomiteen. Der kan det stå hvordan et medlem erstattes dersom noen trekker seg før valgperioden er over.

Hvis det ikke finnes egne regler, bør du gi skriftlig beskjed til resten av valgkomiteen og styret. Boligselskapet kan deretter avklare om det er nødvendig å velge eller utpeke en erstatter.

Tidspunktet har mye å si. Trekker du deg like før årsmøtet eller generalforsamlingen, kan det bli krevende for de andre medlemmene å gjennomføre kandidatsøk og ferdigstille innstillingen.

La OBF hjelpe deg med styrearbeidet

Som kunde i OBF får styret en fast rådgiver som følger boligselskapet gjennom året. Rådgiveren bistår med struktur rundt styrearbeidet, møteforberedelser og administrative oppgaver, og bidrar til en god overgang når et nytt styre er valgt. Dersom valgkomiteen ønsker en uavhengig person til å lede arbeidet, kan OBF hjelpe med å finne en egnet ekstern styreleder.