Sist oppdatert:
20. sep. 2023
Dette får du vite om ekstraordinær generalforsamling:
Hva er en ekstraordinær generalforsamling?
En ekstraordinær generalforsamling er et møte der andelseiere i et borettslag eller seksjonseiere i et sameie samles for å diskutere og fatte beslutninger om spesifikke og presserende saker som krever umiddelbar oppmerksomhet.
Her møtes du som boligeier og styremedlem for å diskutere og ta avgjørelser sammen. Dette er en mulighet til å håndtere akutte situasjoner og sikre fellesskapets ve og vel.
En ekstraordinær generalforsamling følger de samme juridiske prosedyrene og prinsippene som andre generalforsamlinger eller årsmøter.
Ekstraordinær generalforsamling kontra ekstraordinært årsmøte
Mens både ekstraordinære generalforsamlinger og ekstraordinære årsmøter gir deltakerne en mulighet til å påvirke viktige beslutninger, er forskjellen hovedsakelig knyttet til hvilken type boligselskap de gjelder for;
Borettslag og boligaksjeselskap: Generalforsamling
Sameier: Årsmøte
I tillegg følger de ulike lovverk:
Borettslag: Borettslagsloven
Sameier: Eierseksjonsloven
Ordinær vs. ekstraordinær generalforsamling: Hva er forskjellen?
Ordinær generalforsamling avholdes årlig innen utgangen av juni og tar opp fastsatte saker som regnskap, budsjett og styrevalg.
Ekstraordinær generalforsamling er et ekstra møte som innkalles ved akutte saker utenfor den årlige syklusen, og gir mulighet til å håndtere spesielle saker i tråd med gjeldende lovgivning; borettslagsloven eller eierseksjonsloven.
Når må man avholde en ekstraordinær generalforsamling?
En ekstraordinær generalforsamling avholdes når presserende saker krever umiddelbar oppmerksomhet.
I borettslag må styret, revisor eller minst en tiendedel, med minimum tre andelseiere, skriftlig kreve møtet.
I sameier blir ekstraordinære årsmøter arrangert når styret anser det som nødvendig, eller når minst to sameiere, som til sammen representerer minst 10 % av stemmene, ber om det. Når sameierne krever et ekstraordinært årsmøte, må de også oppgi hvilke spesifikke saker de ønsker å ta opp og diskutere på dette møtet.
Les mer om: Styreleder i boligselskap – Ansvar og oppgaver
Frist for innkalling til ekstraordinær generalforsamling
Når det gjelder fristene for innkalling til en ekstraordinær generalforsamling, er lovgivningen klar.
For ekstraordinære generalforsamlinger i borettslag, i tråd med borettslagsloven § 7-4, må innkallingen sendes skriftlig til andelseierne med minst åtte dagers varsel før møtet.
For ekstraordinære årsmøter i sameier, i henhold til eierseksjonsloven § 35, må innkallingen sendes skriftlig til seksjonseierne med minst ti dagers varsel før møtet.
Disse fristene sikrer at deltakerne har tilstrekkelig tid til å forberede seg og delta i beslutningsprosessene på en rettferdig måte.
Hvem kaller inn til ekstraordinært årsmøte?
Reglene for å kalle inn til et ekstraordinært årsmøte eller generalforsamling, avhenger av hva slags boligselskap som skal gjennomføre møtet.
I borettslag er det styret som har rett til å kalle inn til møtet i henhold til borettslagsloven § 7-4.
I sameier, i samsvar med eierseksjonsloven § 25, kan enten seksjonseiere som til sammen eier minst en tredjedel av sameiebrøken, eller seksjonseiere som til sammen eier minst en tredjedel av sameiet, be om innkalling til ekstraordinært årsmøte. Styret kan også kalle inn til ekstraordinært årsmøte når de finner det nødvendig.
Hvordan innkalle til ekstraordinær generalforsamling?
Innkalling til en ekstraordinær generalforsamling er en nøye planlagt prosess som følger klare retningslinjer.
For borettslag er dette regulert av borettslagsloven § 7-4, og for sameier av eierseksjonsloven § 43.
Innkallingen skal inneholde;
Dato
Tid
Sted
Detaljert agenda
For å sikre god kommunikasjon kan dette gjøres via offisielle kanaler som e-post eller post. Å følge de lovpålagte kravene for innkalling sikrer at møtet blir gjennomført på en rettmessig måte og at deltakerne er godt informert.
Mal for innkalling til ekstraordinær generalforsamling
Å ha en strukturert mal for innkalling til en ekstraordinær generalforsamling er viktig for å sikre at alle nødvendige detaljer er inkludert.
OBF har utarbeidet en mal som kan benyttes ved innkalling av ekstraordinær generalforsamling eller årsmøte.
Deltakelse og stemmerett på ekstraordinær generalforsamling
Alle boligeiere eller sameiere har rett til å delta og uttrykke sine synspunkter på møtet.
Både borettslagsloven og eierseksjonsloven stiller normalt ikke spesifikke krav til antall deltakere på en ekstraordinær generalforsamling eller et ekstraordinært årsmøte. Det er likevel viktig å merke seg at for at møtet skal være beslutningsdyktig og gyldig, må det vanligvis være tilstrekkelig antall deltakere til stede eller representert.
Stemmeretten følger sameiebrøk eller andeler, i samsvar med borettslagsloven og eierseksjonsloven. Det er viktig å huske at hver deltaker har en reell mulighet til å påvirke beslutningene som tas, uavhengig av størrelsen på eierandelen.
Hvordan behandle saker på ekstraordinær generalforsamling?
Behandlingen av saker på en ekstraordinær generalforsamling følger en strukturert prosess. Sakene som skal diskuteres, blir presentert en etter en, og deltakerne har muligheten til å uttrykke sine meninger og stille spørsmål.
Beslutninger tas ved avstemning, der hver deltaker har stemmerett i henhold til sameiebrøk eller andeler.
Les mer om: Generalforsamlng - protkoll og referat: Slik skriver du dem [Gratis mal]
Flere nyttige tips fra OBF?
Denne artikkelen er skrevet av Oslo og Omegn Boligforvaltning AS. OBF bistår alle type boligselskap med forretningsførsel, rådgivning og regnskap. Meld deg på vårt nyhetsbrev og hold deg oppdatert på aktuelle temaer innenfor eiendom, styreverv og regnskap. Hos oss kan du senke skuldrene.