Sist oppdatert:
20. okt. 2023
Dette får du vite om konstituering av årsmøte:
Hvordan konstituere nytt styre?
Konstituering av et nytt styre er en viktig prosedyre som fastslår styremedlemmenes formelle roller og ansvarsområder.
Den første handlingen etter et valg av et nytt styre er vanligvis konstitueringen, hvor de ulike rollene som leder, nestleder, sekretær og andre spesifikke posisjoner blir tildelt.
For boligselskaper, enten det er borettslag eller sameier, er det vanlig å referere til vedtektene eller husordensreglene når det konstitueres nytt styre. Her vil ofte spesifikke retningslinjer for hvordan dette skal gjøres være nedfelt.
Eksempel: I et borettslag bestående av 10 enheter kan vedtektene si at styret skal bestå av en leder, en nestleder og tre styremedlemmer. Etter årsmøtet, hvor nye styremedlemmer er valgt, samles det nye styret for å avgjøre hvem som skal ha hvilken rolle. Dette møtet er det konstituerende styremøtet.
Det er essensielt for effektiv og klar kommunikasjon at hver styrepost er klart definert. Det unngår potensielle konflikter og sikrer at styrets arbeid kan gå smidig for seg.
Konstituering av årsmøte vs. styremøte: Forskjeller?
Både årsmøtet og styremøtet spiller vesentlige roller i et borettslag eller sameie, men de har forskjellige formål og ansvarsområder.
Årsmøtet
Formål: Årsmøtet er borettslagets høyeste organ og holdes én gang i året. Det er her viktige avgjørelser fattes, som valg av styre, godkjenning av regnskap, og endringer i vedtektene.
Konstituering: På årsmøtet setter man møtet ved konstituering. Det innebærer valg av møteleder, referent, protokollvitne og antall fremmøtte, samt godkjenning av dagsorden og innkallingen.
Styremøtet
Formål: Styremøter arrangeres regelmessig gjennom året og omhandler løpende drift av borettslaget eller sameiet.
Konstituering: Dersom et nytt styremedlem velges inn underveis i en periode, kan et styremøte også ha konstituerende funksjon. Dette vil si at styret kan reorganisere seg og tildelte roller kan endres.
Eksempel: La oss si at lederen av borettslaget velger å trekke seg midt i perioden, referert til i burettslagslova § 8-3 (2). Et nytt styremedlem blir valgt inn for å erstatte den avtroppende lederen. På det neste styremøtet kan det bli nødvendig med en ny konstituering hvor roller blir omfordelt.
Hvilke regler gjelder for konstituering?
Når man snakker om konstituering i borettslag og sameier, refereres det ofte til hvordan styret organiserer seg etter valg. Men hvilke spesifikke regler skal man forholde seg til? La oss bryte det ned:
Lovgivning:
Lov om burettslag (burettslagslova) gir overordnede retningslinjer for hvordan borettslag skal drives.
Selv om loven ikke spesifikt detaljerer hvordan konstitueringen skal foregå, setter den rammeverket for styrets funksjon og ansvar.
Styrets autonomi:
Etter at et nytt styre er valgt på årsmøtet, har det generelt autonomi til å konstituere seg selv.
Dette betyr at det er opp til styret å avgjøre hvem som skal ha hvilke roller, som for eksempel styreleder, nestleder og sekretær.
Vedtekter:
De fleste borettslag og sameier har egne vedtekter som kan inneholde spesifikke regler for konstituering.
Disse vedtektene kan for eksempel bestemme hvordan roller fordeles eller gi retningslinjer for konstituerende møter.
Kontinuitet:
Selv om styret har autonomi til å konstituere seg, er det viktig med kontinuitet. Dette betyr at tidligere praksis og vedtak ofte legges til grunn, med mindre det er spesifikke grunner til endring.
Eksempel: Dersom et borettslag alltid har hatt en praksis hvor det lengstsittende styremedlemmet blir styreleder, vil det ofte være naturlig å fortsette med denne praksisen, selv om det ikke nødvendigvis er nedskrevet i vedtektene.
For å sikre at konstitueringen går riktig for seg og at alle regler følges, anbefales det å søke råd fra noen med spesialkompetanse på området, som forretningsfører.
Hva er et konstituerende styremøte?
Et konstituerende styremøte er det første møtet som avholdes av et nyvalgt styre etter årsmøtet i et borettslag eller sameie.
Målet med dette møtet er å organisere styret slik at det fungerer effektivt og harmonisk i den kommende perioden. Under dette møtet blir ulike roller fordelt på styremedlemmene, som for eksempel;
styreleder
nestleder
sekretær
og kasserer.
Det er avgjørende at styret klart definerer ansvarsområdene for hvert styremedlem. Dette sikrer at alle vet hva som forventes av dem, og hvordan de skal samarbeide med de andre styremedlemmene.
Mange borettslag og sameier velger også å sette opp en handlingsplan eller en strategi for den kommende perioden under det konstituerende styremøtet. Dette kan inkludere alt fra vedlikeholdsplaner til sosiale arrangementer og andre tiltak for å fremme et godt bomiljø.
Selv om det konstituerende møtet primært fokuserer på intern organisering av styret, legger det grunnlaget for styrets arbeid og beslutninger gjennom hele perioden.
Det er derfor viktig at møtet ledes på en strukturert og inkluderende måte, slik at alle styremedlemmer føler seg hørt og engasjert i det videre arbeidet.
Les mer om: Styreleder i boligselskap – Ansvar og oppgaver
Å være konstituert: Hva betyr det?
Å være "konstituert" innebærer at en person midlertidig trer inn i en bestemt posisjon grunnet fravær av den som vanligvis har rollen.
Eksempel: Hvis styrelederen i et borettslag er borte, kan nestlederen bli konstituert som styreleder i mellomtiden. Dette er en midlertidig ordning, og vedkommende returnerer til sin vanlige rolle når den opprinnelige innehaveren er tilbake.
Må varamedlemmer innkalles til styremøte?
Når det gjelder varamedlemmer i et boligselskap, enten det er et borettslag eller sameie, er hovedfunksjonen deres å tre inn når ordinære styremedlemmer er fraværende.
Men skal de innkalles til hvert styremøte?
Hverken burettslagslova eller eierseksjonsloven gir spesifikke føringer for om varamedlemmer skal innkalles til alle styremøter. Det kan derimot være bestemmelser om innkalling i boligselskapets vedtekter.
Mange boligselskaper velger likevel å innkalle varamedlemmer for å sikre kontinuitet og kunnskapsoverføring.
Selv om varamedlemmer innkalles, har de kun talerett og ikke stemmerett med mindre de trer inn for et fraværende styremedlem.
Trenger du hjelp med boligselskapets styrearbeid?
OBF er eksperten på forretningsføring i boligselskaper. Med vår kompetanse sikrer du smidige prosesser og trygge rammer.
Kontakt oss i dag for en uforpliktende prat om hvordan vi kan bistå ditt boligselskap.