Sist oppdatert:
10. mai 2024
Dette får du vite om styrearbeid:
Hvem kan sitte i styret i et boligselskap?
I et boligselskap har styret en kritisk rolle i forvaltning og drift.
Men hvem kan faktisk sitte i dette styret?
Sameie:
Ifølge Eierseksjonsloven § 55 kan kun myndige personer være styremedlemmer. Videre kan vedtektene fastsette at bare fysiske personer skal kunne velges som styremedlem.
Om andre enn fysiske personer kan velges til styremedlem, kan dette bare skje ved at det velges en utpekt representant for vedkommende.
Borettslag:
Lov om borettslag § 8-1 sier også at bare myndige personer kan være styremedlemmer.
Det betyr at du må være over 18 år for å kunne sitte i styret i både sameier og borettslag. Utover dette trenger du generelt ikke noen spesifikke kvalifikasjoner, men det er viktig å sjekke boligselskapets vedtekter for eventuelle tilleggskrav eller restriksjoner.
Hvordan bli styremedlem?
Å bli styremedlem i et boligselskap gir deg muligheten til å påvirke beslutninger som påvirker fellesskapet. Men hvordan går du frem for å bli en del av styret?
Interesse og engasjement:Først og fremst bør du vise interesse og engasjere deg i boligselskapets drift. Ved å delta aktivt på generalforsamlinger eller årsmøter kan du få en følelse av selskapets behov og utfordringer.
Meld din interesse:Hvis du ønsker å bli vurdert for en styreposisjon, bør du informere styreleder eller valgkomitéen om din interesse. Noen boligselskaper kan også ha et skjema eller en prosedyre for å nominere kandidater.
Forbered deg til valget:Når du er nominert, er det viktig å forberede seg til valget. Dette kan inkludere å presentere deg selv og dine intensjoner foran de andre beboerne, eller å svare på spørsmål om din visjon for boligselskapet.
Generalforsamling/årsmøte:Valget av styremedlemmer skjer vanligvis under generalforsamlingen eller årsmøtet. Her er det viktig å vite at for valg av styremedlemmer kreves vanlig flertall av de avgitte stemmene for at en kandidat skal bli valgt. Dette betyr at kandidaten med flest stemmer vil bli valgt inn i styret, så lenge de har fått flere stemmer enn de øvrige kandidatene.
Det er verdt å merke seg at hvert boligselskap kan ha sine egne prosedyrer og krav for valg av styremedlemmer. Derfor er det viktig å sette seg inn i boligselskapets vedtekter og forstå prosessen der.
Hvor mange styremedlemmer bør boligselskapet ha?
Styrets sammensetning er avgjørende for effektiv drift og beslutningstaking i et boligselskap.
Lovens krav:
I borettslag, ifølge Lov om burettslag § 8-1, skal styret ha minst tre myndige medlemmer.
I sameier, jf. Eierseksjonsloven § 54, kreves også tre styremedlemmer med mindre vedtektene sier noe annet. Små sameier med åtte eller færre seksjoner kan ha egne regler.
Boligselskapets størrelse:
Selv om loven setter et minimumskrav, bør boligselskapets størrelse, antall enheter, og kompleksitet i driften avgjøre det faktiske antallet.
Et stort borettslag med mange beboere og komplekse driftsoppgaver kan ha behov for et større styre for å fordele arbeidsoppgavene.
Vedtekter og praksis:
Mens loven gir en minimumsgrense, kan boligselskapets vedtekter ha egne bestemmelser om antall styremedlemmer.
Det kan derfor være lurt å sjekke vedtektene for eventuelle spesifikasjoner. Videre kan tidligere praksis og tradisjon i boligselskapet også gi en pekepinn om hva som fungerer best.
Effektivitet:
For stort et styre kan noen ganger føre til utfordringer med beslutningstaking, mens et for lite styre kan gi for stor arbeidsbelastning på enkeltpersoner.
Et balansert antall medlemmer sikrer at styret kan fungere effektivt og kommunisere godt internt.
Hva er styrets viktigste oppgaver?
Styret i et boligselskap har en rekke kritiske oppgaver som sikrer en effektiv drift og beboernes trivsel:
Styret representerer boligselskapet utad og tar avgjørende beslutninger på vegne av beboerne.
Økonomisk forvaltning er essensielt, hvor styret sikrer god økonomistyring, planlegger budsjett og overvåker boligselskapets finansielle helse. Det inkluderer;
Budsjettering
Fastsette, innkreve og følge opp betaling av fellesutgifter
Økonomisk rapportering
Overvåke og styre boligselskapets gjeldsgrad
Vedta små og større økonomiske investeringer
Sørge for at boligselskapet er forsikret og følge opp eventuelle forsikringssaker
Styret har ansvaret for vedlikehold og utvikling av bygninger og fellesarealer, inkludert planlegging og gjennomføring av større rehabiliteringsprosjekter.
Kommunikasjon med beboerne er viktig, og styret må sørge for å informere om vesentlige beslutninger og hendelser.
Styret skal sikre at boligselskapet opererer i samsvar med lov og regelverk, inkludert boligselskapets vedtekter.
Konflikthåndtering er en annen viktig oppgave, hvor styret håndterer og mekler i eventuelle konflikter mellom beboere eller mellom beboere og styret.
Styret må forberede og avholde generalforsamlinger/årsmøter samt følge opp og implementere vedtak som fattes der.
Ved behov skal styret engasjere eksterne parter, som for eksempel forvaltere, håndverkere, rådgivere eller andre tjenesteleverandører.
Hvor mange styremøter bør avholdes i året?
For et boligselskap, enten det er et sameie eller et borettslag, er regelmessige styremøter essensielle for effektiv forvaltning og drift.
Men hvor ofte bør disse møtene avholdes?
Det spesifikke antallet møter er ikke direkte fastsatt i lovgivningen. I stedet krever både eierseksjonsloven og loven om borettslag at det avholdes et årsmøte/generalforsamling, hvor viktige saker diskuteres og vedtas av seksjonseierne eller medlemmene.
Antall møter i praksis vil avhenge av boligselskapets;
størrelse
behov
og kompleksitet.
For større boligselskaper med mange beboere kan det være nødvendig med månedlige styremøter for å ta hånd om løpende saker.
Mindre boligselskaper, eller de med færre saker å behandle, kan kanskje finne kvartalsvise eller til og med halvårlige møter tilstrekkelige.
Uansett hvor ofte styremøtene avholdes, er det viktig å sørge for god kommunikasjon mellom styret og beboerne.
Å informere beboerne om beslutninger tatt i styremøtene og inkludere dem i viktige diskusjoner, bidrar til å bygge tillit og fremme et godt bomiljø.
Hva kan styret bestemme?
Styret i et boligselskap har en rekke beslutningsmyndigheter, men det er også grenser for hva styret kan bestemme på egen hånd.
Noen av beslutningene krever godkjenning fra årsmøtet/generalforsamlingen.
Daglig drift:
Styret har myndighet til å ta beslutninger knyttet til den daglige driften av boligselskapet.
Dette kan inkludere vedlikehold av fellesarealene, håndtering av mindre økonomiske spørsmål, eller engasjement av serviceleverandører som vaktmestere.
Økonomisk forvaltning:
Selv om styret har en viss grad av økonomisk beslutningsmyndighet, kan større økonomiske beslutninger som store vedlikeholdsprosjekter eller endringer i fellesutgifter, kreve godkjenning fra årsmøtet/generalforsamlingen.
Regelverk og ordensregler:
Styret kan utarbeide og håndheve ordensregler for å sikre et hyggelig og trygt bomiljø for beboerne.
Men disse reglene kan ikke stride mot boligselskapets vedtekter eller gjeldende lovgivning.
Konflikthåndtering:
Styret har ansvar for å håndtere konflikter mellom beboere, men kan ikke treffe beslutninger som overstiger deres myndighet eller strider mot lovgivningen.
Inngåelse av avtaler:
Styret kan inngå avtaler på vegne av boligselskapet, men for større avtaler, som for eksempel store renoveringsprosjekter, kan godkjenning fra årsmøtet/generalforsamling være nødvendig.
Selv om styret har betydelig beslutningsmyndighet, er det viktig å huske at de jobber på vegne av beboerne.
Å jobbe transparent, inkludere beboerne i viktige beslutningsprosesser og kommunisere tydelig er derfor avgjørende for å bygge tillit og sikre en jevn drift av boligselskapet.
Hvordan klage på styret i et boligselskap?
Dersom en seksjonseier eller beboer mener at styret i boligselskapet ikke handler i tråd med lover, vedtekter eller fattede vedtak, kan vedkommende ha grunnlag for å klage.
Det er viktig å følge en strukturert fremgangsmåte for å sikre en konstruktiv dialog og eventuell løsning.
Skriftlig klage til styret: Det første steget bør være å rette en skriftlig klage direkte til styret.
Klagen bør være konkret, beskrive hva man er misfornøyd med og helst inneholde forslag til hvordan problemet kan løses.
Dialogmøte: Hvis klagen ikke blir besvart eller problemet fortsetter, kan man be om et møte med styret for å diskutere saken ansikt til ansikt.
Dette kan ofte bidra til bedre forståelse mellom partene og en mulig løsning.
Benytt deg av generalforsamling eller årsmøte: På generalforsamling eller årsmøte har seksjonseiere rett til å ta opp saker.
Man kan derfor legge frem klagen sin her, eventuelt foreslå endringer i styrets sammensetning hvis man mener det er nødvendig.
Juridisk veiledning: Dersom dialog med styret ikke fører frem og saken er alvorlig, kan man vurdere å søke juridisk veiledning.
Forliksrådet: Dersom saken ikke blir løst gjennom dialog eller juridisk veiledning, kan forliksrådet være en siste instans.
Her vil saken bli behandlet av en nøytral tredjepart som vil arbeide for en løsning.
Det er viktig å huske at konflikt med styret kan påvirke bomiljøet. Det anbefales derfor alltid å etterstrebe en vennlig løsning før man eskalerer saken.
Hvor mye kan styret øke fellesutgiftene?
Styret i et boligselskap har ansvar for å sikre at fellesutgiftene reflekterer selskapets faktiske utgifter til vedlikehold og drift.
En økning må være basert på selskapets budsjettbehov samt forankret i vedtekter og lovens rammer.
Ved ordinære økninger, for å møte inflasjon eller forutsette utgifter, kan styret justere fellesutgiftene i tråd med budsjettet.
For vesentlige økninger kreves det ofte godkjenning fra generalforsamlingen. Beboere har alltid rett til å få informasjon om årsakene til økningen og kan utøve sin klagerett hvis de finner økningen urimelig.
Styrearbeid årshjul: Hvorfor er det viktig?
Årshjulet er en plan som hjelper styret i boligselskapet å holde oversikt over og struktur på alle oppgavene gjennom året.
En slik plan for året sikrer at viktige hendelser og rutiner blir gjennomført på rett tidspunkt, og at det er en klar forståelse for når aktiviteter som generalforsamling, vedlikehold og budsjettplanlegging skal finne sted.
Ved å følge et årshjul kan styret arbeide proaktivt i stedet for reaktivt, noe som ofte fører til mer effektiv forvaltning og høyere beboertilfredshet.
Årshjulet er også et verktøy for å sikre god kommunikasjon med beboerne ved å informere om kommende hendelser og oppgaver.
Viktige komponenter i årshjulet kan inkludere:
Generalforsamling
Budsjettgjennomgang
Vedlikeholdsplanlegging
HMS-kontroller
Kontraktsforhandlinger
Styret bør regelmessig evaluere og oppdatere årshjulet for å sikre at det alltid reflekterer boligselskapets behov og bidrar til en smidig drift.
Forretningsfører: Er det nødvendig for styret?
Forretningsførerens rolle i et boligselskap er å bistå styret med
administrative
økonomiske
og juridiske oppgaver.
Selv om det ikke er et lovpålagt krav å ha en forretningsfører, kan tilstedeværelsen av en profesjonell forvalter avlaste styret betydelig, spesielt i større selskaper eller der styremedlemmene ikke har tid eller den nødvendige ekspertisen.
Forretningsføreren kan ta seg av følgende:
Økonomistyring inkludert budsjett og regnskap
Innkreving av felleskostnader
Vedlikehold og oppfølging av avtaler og kontrakter
Forberedelse og gjennomføring av generalforsamling og styremøter
Sikring av at boligselskapet opererer i henhold til gjeldende lover og regler
Det er opp til styret å vurdere om fordelene ved å ansette en forretningsfører, som tidsbesparelse og profesjonell rådgivning, overstiger kostnadene.
Dette valget kan påvirkes av boligselskapets størrelse, kompleksitet og det enkelte styremedlems kompetanse.
Les mer om: Forretningsfører: Hva er det og lønner det seg?
Innkalling til generalforsamling: Er det styrets ansvar?
Styret i et boligselskap har ansvar for å innkalle til generalforsamling eller årsmøte. Dette ansvaret er et krav i både eierseksjonsloven og borettslagsloven.
For å sikre at alle seksjonseiere eller andelseiere får mulighet til å forberede seg og eventuelt fremme egne saker, må innkallingen sendes ut med minimum åtte dagers varsel.
Hovedoppgavene til styret når det gjelder innkallingen omfatter å:
Bestemme tid og sted for møtet.
Sørge for at saksliste og nødvendig dokumentasjon er korrekt og fullstendig.
Informere om retten til å fremme saker og fristen for dette.
Den ordinære generalforsamlingen/årsmøtet skal avholdes innen seks måneder etter regnskapsårets slutt, med andre ord 30. juni. Styret er ansvarlig for å sikre at møtet blir avholdt i henhold til fristen.
Styrehonorar: Hva bør det ligge på?
Når det gjelder styrehonorar i boligselskaper, er praksisen variabel, og det er opp til hvert enkelt selskap å finne et passende nivå.
En praktisk tommelfingerregel som kan gi en pekepinn, er å beregne omtrent kr 1000 per enhet i boligselskapet. Det gir en forenklet modell for å vurdere honorarets størrelse.
Selv om denne tommelfingerregelen gir et utgangspunkt, er det viktig å vurdere flere aspekter når honoraret fastsettes.
Størrelsen på boligselskapet: Større boligselskaper kan kreve mer arbeid, og honoraret kan justeres deretter.
Oppgavens kompleksitet: Omfattende vedlikehold eller spesielle prosjekter kan øke behovet for høyere honorar.
Økonomisk situasjon: Selskapets økonomi må tas i betraktning for å sikre at honoraret er bærekraftig.
Det er essensielt at styrehonoraret reflekterer den tiden og innsatsen styremedlemmer legger ned, og samtidig at det står i forhold til selskapets økonomiske realiteter.
Beslutningen tas av generalforsamlingen eller årsmøtet, og det bør etterstrebes en åpen og gjennomsiktig prosess for å sikre tillit og forståelse blant eierne.
Les mer om: Styrehonorar: Hva kan du egentlig forvente?
Årsregnskap: Hva er styrets ansvar?
Årsregnskapet er en grunnleggende del av et boligselskaps årlige rapportering, og styrets ansvar her er både omfattende og viktig. Det sikrer transparens og ansvarlighet overfor seksjonseierne eller beboerne.
Ansvarlig for nøyaktighet
Styret må sørge for at årsregnskapet er korrekt og gir et reelt bilde av boligselskapets økonomiske stilling.
Overholdelse av lover og regler
Det er styrets ansvar å påse at årsregnskapet er i samsvar med gjeldende lovverk, som bokføringsloven og regnskapsloven.
Fremlegging for revisjon
Hvis boligselskapet er revisjonspliktig, skal styret legge frem årsregnskapet for revisor. Revisor skal kontrollere at regnskapet ikke inneholder vesentlige feil eller mangler.
Godkjenning i generalforsamling
Styret må legge frem det ferdige årsregnskapet for godkjenning i boligselskapets generalforsamling eller årsmøte.
Informasjon til beboerne
Det er viktig at styret informerer beboerne om det vesentlige i årsregnskapet, slik at de har mulighet til å forstå boligselskapets økonomiske situasjon.
Styrets rolle i forbindelse med årsregnskapet er sentral i opprettholdelsen av et sunt og transparent økonomisk miljø i boligselskapet.
Styrelederens rolle i boligselskapet: Hva bør du vite?
Styrelederens rolle i et boligselskap er avgjørende for både daglig drift og langsiktig strategi.
Som styrets frontfigur representerer styrelederen boligselskapet utad og er ofte den primære kontakten for eksterne parter.
Styrelederen leder styremøter og generalforsamlinger, og sikrer at disse gjennomføres effektivt. En nøkkeloppgave er å sørge for at alle beslutninger følger selskapets vedtekter og lovgivningen.
Les mer om: Styreleder i boligselskap – Ansvar og oppgaver
Det er også styrelederens ansvar å holde styret informert og beslutningsdyktig. Oppfølging og implementering av styrets beslutninger faller under styrelederens domene.
Effektiv kommunikasjon og sterk ledelse er essensielt i denne rollen. Styrelederen skal balansere mellom å lede og å lytte, og må håndtere et bredt spekter av oppgaver.
Rollen er krevende, men gir også mulighet til å påvirke boligselskapets fremtid positivt.
Årsmelding for boligselskap: Hvordan forberede seg?
Selv om det ikke er et krav, kan en årsmelding være nyttig. Den gir en detaljert oversikt over selskapets aktiviteter, økonomi og utvikling fra det foregående året.
For å utarbeide en årsmelding, bør styret:
Samle og gjennomgå data om selskapets økonomiske prestasjoner, inkludert inntekter, utgifter og investeringer.
Oppsummere viktige hendelser og aktiviteter, som store vedlikeholdsprosjekter eller endringer i selskapets drift.
Reflektere over eventuelle utfordringer og hvordan disse ble møtt, for å gi en balansert fremstilling av året som har gått.
Presentere informasjonen på en klar og forståelig måte, slik at alle eierne enkelt kan få innsikt i selskapets status.
Å inkludere årsmeldingen som en del av innkallingen til årsmøtet, gir deltakerne muligheten til å gjennomgå informasjonen på forhånd.
Dette bidrar til at beboerne er bedre forberedt og kan delta mer aktivt i møtet.
En godt forberedt og informativ årsmelding kan være et verdifullt bidrag til å styrke samarbeid og tillit i boligselskapet, samt underbygge styrehonorarets størrelse.
Les mer om: Årsmelding: Hvordan skriver du den? [Guide]
Trenger du hjelp med styrearbeidet?
Er du usikker på styrets ansvar og oppgaver i ditt boligselskap? OBF tilbyr profesjonell forretningsførsel og veiledning for å gjøre styrearbeidet enklere og mer effektivt.
Kontakt oss for en uforpliktende prat og se hvordan vi kan bidra til å optimalisere driften av ditt boligselskap.
Hos oss kan du senke skuldrene.