Styrearbeid i boligselskap: Ansvar, oppgaver og årshjul

Innhold i artikkelen:

• Hvem kan sitte i styret?

• Hvordan velges styret?

• Hvor stort bør styret være?

• Hva er styrets ansvar?

• Hva kan styret bestemme?

• Hvordan planlegger du styrearbeidet?

• Hvordan følger styret opp økonomien?

• Hva gjør styret før årsmøtet?

  
  

Hvem kan sitte i styret i et boligselskap?

Du trenger ikke juridisk eller økonomisk utdanning for å sitte i styret. Lovens grunnkrav er først og fremst at styremedlemmene er myndige.

I et eierseksjonssameie følger dette av eierseksjonsloven § 55. Vedtektene kan fastsette at bare fysiske personer kan velges. Dersom en juridisk person kan velges, må det utpekes en fysisk representant.

I et borettslag sier burettslagslova § 8-1 at bare myndige personer kan være styremedlemmer.

Lovene stiller ikke noe generelt krav om at et styremedlem må eie eller bo i boligselskapet. Vedtektene kan likevel inneholde bestemmelser som påvirker hvem som kan velges.

Det viktigste er derfor å finne personer som har tid, interesse og vilje til å samarbeide. Et styre har nytte av ulik kompetanse, for eksempel innen økonomi, bygg, kommunikasjon eller prosjektarbeid, men styret trenger ikke dekke alle fagområder selv.

Hvordan velges styret i boligselskapet?

Styret velges av eierne. I et sameie skjer valget på årsmøtet etter eierseksjonsloven § 55. I borettslag velges styremedlemmene av generalforsamlingen etter burettslagslova § 8-2.

Styrelederen skal velges særskilt i begge organisasjonsformene.

Ønsker du å bli styremedlem, er prosessen ofte enkel:

• Meld interesse til valgkomiteen eller styret.

• Sett deg inn i boligselskapets viktigste saker.

• Fortell kort hvilken erfaring eller motivasjon du har.

• Still til valg på årsmøtet eller generalforsamlingen.

En valgkomité kan gjøre det enklere å finne kandidater og sette sammen et styre med en hensiktsmessig blanding av erfaring og kompetanse.

• Les vår komplette guide: Valgkomité i boligselskap →

Etter valget bør det nye styret raskt avklare roller, arbeidsform og ansvarsområder.

• Les vår komplette guide: Konstituering av nytt styre i boligselskap →

Når styret er endret, må opplysningene også registreres. Brønnøysundregistrene beskriver hvordan nytt styre meldes for både borettslag og eierseksjonssameier.

Hvor mange styremedlemmer bør boligselskapet ha?

Lovens utgangspunkt er forskjellig for borettslag og sameier:

• Borettslag: Minst tre styremedlemmer

• Eierseksjonssameie: Tre styremedlemmer hvis vedtektene ikke fastsetter noe annet

For borettslag følger minimumskravet av burettslagslova § 8-1. For sameier står hovedregelen i eierseksjonsloven § 54.

I sameier med åtte eller færre seksjoner kan vedtektene, dersom alle seksjonseierne uttrykkelig samtykker, fastsette at alle seksjonseierne skal sitte i styret.

Hvor stort styret bør være utover lovens krav, avhenger av arbeidsmengden. Se særlig på antall boliger, planlagte prosjekter og hvor mye arbeid som skal fordeles.

Et svært lite styre kan gjøre boligselskapet sårbart dersom noen blir syke eller trekker seg. Et unødvendig stort styre kan på sin side gjøre beslutningsprosessene tyngre. Vedtektene bør derfor kontrolleres før valgkomiteen begynner arbeidet.

Hva er styrets ansvar og viktigste oppgaver?

Styret har det løpende ansvaret for forvaltningen av boligselskapet. I sameier følger dette av eierseksjonsloven § 57. I borettslag reguleres styrets oppgaver av burettslagslova § 8-8.

I praksis betyr det at styret må ha kontroll på flere områder samtidig:

• Økonomi: budsjett, regnskap, likviditet, felleskostnader og lån

• Vedlikehold: bygninger, tekniske anlegg og fellesarealer

• Avtaler: leverandører, håndverkere, forsikring og andre tjenester

• Forsikring: riktige forsikringer og oppfølging av skadesaker

• Kommunikasjon: relevant informasjon til eiere og beboere

• Dokumentasjon: styreprotokoller, avtaler og vedtak

• Årsmøte eller generalforsamling: forberedelse og oppfølging av vedtak

• Konflikter og henvendelser: behandling av saker innenfor styrets myndighet

Styret representerer også boligselskapet utad innenfor lovens rammer. For borettslag følger representasjonsretten blant annet av burettslagslova § 8-16. I sameier reguleres styrets representasjonsadgang av eierseksjonsloven § 60.

Styret trenger ikke utføre alle oppgavene selv. Det kan engasjere forretningsfører, håndverkere, advokater, tekniske rådgivere og andre fagpersoner. Styret beholder likevel ansvaret for å følge opp at arbeidet blir gjort på en forsvarlig måte.

Hva kan styret bestemme i boligselskapet?

Styret har betydelig myndighet, men kan ikke bestemme alt.

I et eierseksjonssameie sier eierseksjonsloven § 58 at styret skal ta beslutninger som ikke etter loven eller vedtektene er lagt til andre organer. Borettslag har en tilsvarende hovedregel i burettslagslova § 8-8.

Styret kan normalt håndtere saker som:

• løpende drift og vanlig vedlikehold

• oppfølging av eksisterende avtaler

• nødvendige reparasjoner

• budsjettering og økonomisk oppfølging

• valg av leverandører innenfor styrets mandat

• oppfølging av vedtak fra årsmøtet eller generalforsamlingen

Enkelte tiltak må derimot behandles av eierne. I borettslag angir burettslagslova § 8-9 flere saker der styret trenger samtykke fra generalforsamlingen med minst to tredjedels flertall. Det gjelder blant annet visse tiltak som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, samt salg eller kjøp av fast eiendom.

For eierseksjonssameier finnes tilsvarende flertallskrav for flere større disposisjoner i eierseksjonsloven § 50.

Styret skal også forholde seg til vedtekter og gjeldende ordensregler. I eierseksjonssameier er det årsmøtet som kan fastsette vanlige ordensregler etter eierseksjonsloven § 28.

Hvis du er uenig med styret

Det finnes ikke en generell offentlig klageinstans som overprøver alle styrevedtak i et boligselskap. Er du uenig i en beslutning, bør du først be styret skriftlig om en begrunnelse og vise til vedtekter, tidligere vedtak eller lovregler dersom det er relevant.

En sak kan også tas opp på årsmøtet eller generalforsamlingen dersom den hører inn under eiernes myndighet. Ved alvorlige rettslige tvister kan juridisk rådgivning være nødvendig. Sivile tvister behandles i mange tilfeller først i forliksrådet, som Domstoladministrasjonen beskriver som det første leddet i rettssystemet for sivile saker.

Hvordan organiserer du styrearbeidet gjennom året?

Det finnes ikke et lovbestemt antall styremøter per år. I sameier skal styrelederen sørge for møter så ofte som det trengs, jf. eierseksjonsloven § 56. Den samme hovedregelen gjelder for borettslag etter burettslagslova § 8-5.

Et styre med mange prosjekter kan ha behov for månedlige møter. Et mindre boligselskap med stabil drift kan klare seg med færre. Poenget er at sakene skal behandles før de blir akutte, ikke at styret skal fylle en bestemt møtekvote.

Det skal føres protokoll fra styremøtene. For borettslag følger dette av burettslagslova § 8-7, mens regelen for sameier står i eierseksjonsloven § 56.

Et årshjul gjør det enklere å planlegge faste oppgaver som:

• budsjettarbeid

• årsregnskap

• årsmøte eller generalforsamling

• vedlikeholdsplanlegging

• HMS-oppfølging

• forsikringer

• kontrakter og avtaler

• informasjon til beboerne

• Les vår komplette guide: Årsplan for styrearbeid i boligselskap →

Styrelederen har en sentral rolle i å sørge for fremdrift og møtebehandling, men styret har et kollektivt ansvar. Styrelederen bestemmer ikke alene i saker som skal behandles av styret. Samtidig har styrelederen en sentral rolle i å forberede og lede styremøtene, holde styret orientert og følge opp at styrets beslutninger blir gjennomført.

• Les vår komplette guide: Styreleder i boligselskap →

Hva kan en forretningsfører bidra med?

En forretningsfører kan blant annet bistå med økonomi, regnskap, felleskostnader, avtaler, møteforberedelser og administrative oppgaver.

Reglene er forskjellige for borettslag og sameier. Etter burettslagslova § 8-10 skal et borettslag ha forretningsfører dersom ikke noe annet er fastsatt i vedtektene. I et eierseksjonssameie kan årsmøtet beslutte at sameiet skal ha forretningsfører etter eierseksjonsloven § 61.

• Les vår komplette guide: Forretningsfører for boligselskap → 

Hvordan følger styret opp økonomien?

God økonomistyring handler først og fremst om å vite hva boligselskapet skal betale, når kostnadene kommer og hvordan de skal finansieres.

Styret bør løpende følge med på:

• budsjett og regnskapsrapporter

• likviditet

• felleskostnader

• lån og rentevilkår

• planlagt vedlikehold

• forsikringer

• større avtaler og investeringer

Hvor mye kan styret øke felleskostnadene?

Det finnes ingen generell prosentgrense for hvor mye felleskostnadene kan økes.

I et borettslag skal styret fastsette hvor mye den enkelte andelseieren skal betale hver måned til dekning av felleskostnadene etter burettslagslova § 5-19.

I et eierseksjonssameie kan akontobeløpet fastsettes av årsmøtet eller styret etter eierseksjonsloven § 29.

Det avgjørende er derfor ikke selve prosentøkningen, men hvilke kostnader som skal dekkes og om styret har myndighet til å beslutte tiltaket som skaper kostnaden.

Hva er styrets ansvar for årsregnskapet?

Styret må følge økonomien gjennom hele året, ikke bare når årsregnskapet kommer til signering. I eierseksjonssameier følger styrets ansvar for ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel blant annet av eierseksjonsloven § 64.

For regnskapspliktige med styre skal samtlige styremedlemmer signere årsregnskapet etter regnskapsloven § 3-5.

Styret skal også sørge for at årsregnskapet blir ferdigstilt og behandlet på riktig måte. Dersom boligselskapet har revisor, skal regnskapet gjennom revisjon før det legges frem for årsmøtet eller generalforsamlingen. Eierne bør samtidig få informasjon som gjør det mulig å forstå de viktigste utviklingstrekkene i økonomien.

• Les vår komplette guide: Årsregnskap for boligselskap →

Hvem bestemmer styrehonoraret?

Styret fastsetter ikke sitt eget honorar. I borettslag bestemmes eventuelt vederlag av generalforsamlingen etter burettslagslova § 8-4. I sameier fastsettes eventuelt vederlag av årsmøtet etter eierseksjonsloven § 55.

En grov tommelfingerregel som brukes enkelte steder, er rundt 1 000 kroner per bolig, men honoraret varierer mye. Arbeidsmengde, størrelse, prosjekter, ansvar og boligselskapets økonomi gir et bedre vurderingsgrunnlag enn én standardsats.

• Les vår komplette guide: Hva du bør vite om styrehonorar →

Hva er styrets ansvar for årsmøte og generalforsamling?

Styret har ansvar for å forberede og innkalle til det ordinære eiermøtet. I sameier heter det årsmøte, mens borettslag holder generalforsamling.

Begge skal avholdes hvert år innen utgangen av juni. For sameier følger fristen av eierseksjonsloven § 41. For borettslag står regelen i burettslagslova § 7-4.

Styret må blant annet:

• varsle om møtedato og frist for å sende inn saker

• behandle forslag som har kommet inn

• utarbeide saksliste og forslag til vedtak

• ferdigstille nødvendige regnskaps- og møtedokumenter

• sende innkallingen innen fristen

• sørge for forsvarlig gjennomføring av møtet

• følge opp vedtakene etterpå

Den ordinære innkallingsfristen er minst åtte og høyst tjue dager både for borettslag og sameier. Reglene står i eierseksjonsloven § 43 og burettslagslova § 7-6. Et ekstraordinært møte kan om nødvendig innkalles med kortere varsel, men aldri mindre enn tre dager.

• Les vår komplette guide: Innkalling til generalforsamling og årsmøte →

Sakene må være formulert slik at eierne forstår hva de skal ta stilling til. Det gjelder særlig saker med egne flertallskrav.

• Les vår komplette guide: Saksliste for årsmøte i boligselskap →

Etter møtet må beslutningene dokumenteres i en protokoll og følges opp av styret.

• Les vår komplette guide: Protokoll fra årsmøte og generalforsamling →

En frivillig årsmelding kan i tillegg brukes til å gi eierne en oversikt over året som har gått. Den kan kort beskrive økonomisk utvikling, større vedlikeholdsprosjekter, andre viktige hendelser og saker styret har arbeidet med. Sendes den sammen med innkallingen, får eierne et bedre grunnlag for å forberede seg til møtet.

• Les vår komplette guide: Slik skriver styret en god årsmelding →

La OBF hjelpe deg med styrearbeidet

Med OBF som forretningsfører får styret en fast rådgiver og løpende oppfølging gjennom året. Rådgiveren bistår med struktur rundt styrearbeidet, økonomi, møteforberedelser og administrative oppgaver, samtidig som digitale verktøy gir styret bedre oversikt og dokumentasjon.