Sist oppdatert:
14. des. 2023
Dette får du vite om årsmøte:
Hva er et årsmøte?
Et årsmøte er en årlig samling der boligeiere møtes for å diskutere og ta beslutninger om viktige saker som angår fellesskapet. Dette møtet gir boligeiere muligheten til å påvirke driften og utviklingen av boligselskapet.
På et årsmøte blir ulike saker tatt opp, diskutert og stemt over, det være
Dette kan inkludere godkjenning av årsregnskap, valg av styre, årsberetning, viktige beslutninger og eventuelle andre saker som boligeiere mener er viktige for fellesskapet.
Eierseksjonsloven fastsetter rammene og reglene for hvordan årsmøtet skal avholdes.
Det er viktig å delta aktivt på årsmøtet for å sikre at beslutningene som tas, er til det beste for alle boligeiere.
Årsmøte vs. generalforsamling: Hva er forskjellen?
I boligselskaper bruker man begrepene "årsmøte" og "generalforsamling" for å beskrive de årlige møtene der boligeiere samles for å diskutere og ta beslutninger om driften av sine respektive selskaper.
Forskjellen ligger i hvilken selskapsform boligselskapet er.
I borettslag og boligaksjeselskap bruker man "generalforsamling," mens sameier benytter "årsmøte."
Sameier og borettslag følger ulik lovgivning, der sameier forholder seg til eierseksjonsloven og borettslag følger borettslagsloven.
Så selv om møtenes innhold og formkrav stort sett er like, vil det likevel være noen ting som skiller dem, som for eksempel ved stemmegivning.
Når må årsmøtet avholdes?
I sameier er tidspunktet for årsmøtet regulert i eierseksjonsloven.
Ifølge § 42 i eierseksjonsloven skal årsmøtet normalt avholdes innen utgangen av juni hvert år.
Styret i sameiet er ansvarlig for å innkalle til årsmøtet i henhold til lovens krav. I henhold til eierseksjonsloven § 43 skal innkallingen være sendt minst åtte og høyst tjue dager før møtet finner sted.
OBS! Forut for dette må styret ha sendt alle eierne et varsel om at de kan melde saker til årsmøtet, inkludert planlagt dato for årsmøtet, innen en rimelig frist.
Dette gir sameiere tilstrekkelig tid til å forberede seg, gjennomgå saksdokumenter og eventuelt fremme saker de ønsker å diskutere på årsmøtet.
Når gjennomføres ekstraordinær generalforsamling?
I sameier kan det oppstå situasjoner der det er nødvendig å avholde et ekstraordinært årsmøte i tillegg til det årlige årsmøtet.
Dette kan være for å behandle spesielle saker eller avgjørelser som ikke kan vente til det ordinære årsmøtet. Reglene for når et ekstraordinært årsmøte kan avholdes, er regulert i eierseksjonsloven, nærmere bestemt i § 42.
Ifølge § 42 i eierseksjonsloven skal ekstraordinært årsmøte avholdes i følgende tilfeller:
Når styret finner det nødvendig å avholde et ekstraordinært årsmøte for å behandle spesielle saker eller avgjørelser som ikke kan vente til det ordinære årsmøtet.
Når minst to seksjonseiere, som til sammen har minst ti prosent av stemmene i sameiet, krever det. De må også oppgi hvilke saker de ønsker behandlet på det ekstraordinære årsmøtet.
Fristen for innkalling til ekstraordinært årsmøte er også regulert i loven. Denne fristen finner vi i § 43.
Som nevnt ovenfor skal styret innkalle årsmøtet med et varsel som skal være på minst åtte og høyst tjue dager før møtet finner sted.
Ved innkalling til ekstraordinært årsmøte kan derimot styret varsle med kortere frist, men varselet kan aldri være kortere enn tre dager.
Hva må innkallingen til et årsmøte inneholde?
Innkallingen til et årsmøte i sameier er en viktig formell melding til alle sameiere om det kommende møtet.
Den skal inneholde nødvendig informasjon for at sameierne kan forberede seg og delta effektivt.
Her er de viktigste elementene som skal inkluderes i innkallingen:
Tidspunkt og sted: Innkallingen skal tydelig angi dato, klokkeslett og sted for årsmøtet, slik at sameierne vet når og hvor møtet skal finne sted.
Dagsorden: En oversikt over de sakene som skal behandles på årsmøtet. Dette gir sameierne muligheten til å sette seg inn i sakene på forhånd og forberede eventuelle spørsmål eller innspill.
Saksdokumenter: Eventuelle dokumenter knyttet til sakene som skal behandles, bør vedlegges innkallingen eller være tilgjengelige for sameierne på annen måte. Dette inkluderer vanligvis årsregnskap, budsjett, årsberetning og andre relevante dokumenter.
Praktisk informasjon: Eventuell annen praktisk informasjon, for eksempel påmeldingsprosedyrer, fullmaktsordninger eller andre relevante detaljer knyttet til gjennomføringen av årsmøtet.
Innkallingen skal sendes ut i henhold til lovens krav om tidspunkt og varsel, som beskrevet tidligere i artikkelen.
Innkallingen er en viktig del av den demokratiske prosessen i sameier, og nøye planlegging og tilrettelegging av innkallingen sikrer at møtet kan gjennomføres effektivt, og at alle sameiere har anledning til å delta og gi sin stemme.
Hvordan skrives årsmeldingen?
I et sameie kan en årsmelding være en verdifull rapport for sameierne.
Årsmeldingen gir en oversikt over sameiets aktiviteter, økonomi og utvikling i løpet av det siste året.
Selv om det ikke er pålagt å utarbeide en årsmelding, kan det være en nyttig praksis for å holde sameiere informert om sameiets virksomhet. Årsmeldingen kan også inkluderes som en del av innkallingen til årsmøtet, slik at deltakerne får muligheten til å gjennomgå informasjonen på forhånd og være godt forberedt til møtet.
Innholdet i årsmeldingen kan variere, men vanligvis inkluderer det;
En kort oppsummering av styrets arbeid og eventuelle utfordringer eller suksesser i løpet av året.
En gjennomgang av sameiets økonomi, inkludert årsregnskapet, budsjettavvik og eventuelle investeringer eller vedlikeholdsprosjekter.
Eventuell informasjon om vedlikeholdsprosjekter, renoveringer eller andre relevante aktiviteter i sameiet.
Styret kan også nevne eventuelle planer for fremtidige prosjekter eller mål for sameiet.
Les mer om: Årsmelding: Hvordan skriver du den? [Guide]
Hvordan sette opp en årsmøteagenda?
En årsmøteagenda er en plan for hva som skal behandles og diskuteres under et årsmøte i et sameie.
Denne planen hjelper til med å organisere møtet og sikrer at alle viktige saker blir tatt opp på en strukturert måte.
En årsmøteagenda kan se omtrent slik ut:
Åpning: Møtet innledes med en offisiell åpning, ofte ved styreleder eller en annen ansvarlig person som markerer starten.
Valg av møteleder: Deltakerne velger en møteleder som skal lede møtet og sørge for at agendaen følges.
Navnefortegnelse: Det lages en oversikt over de tilstedeværende medlemmene og eventuelle fullmakter for å kontrollere at møtet er beslutningsdyktig.
Godkjenning av innkalling og dagsorden: Deltakerne bekrefter at innkallingen er mottatt i henhold til fastsatte frister.
Valg av referent og protokollvitner: Dette er viktig for å sikre at møtereferatet blir korrekt nedtegnet og etterfølgende godkjent.
Saksbehandling: Møtet går over til å behandle de spesifikke sakene for året, som kan variere fra år til år og avhenger av hva som er aktuelt i boligselskapet. Dette inkluderer orienteringssaker og saker som skal stemmes over.
Protokollgodkjenning: Til slutt i møtet er det opplesing og godkjenning av protokoll fra møtet, som sikrer at alt som er diskutert og vedtatt, blir korrekt nedtegnet. Dette skrittet er essensielt for å opprettholde åpenhet og tillit mellom medlemmene i boligselskapet.
Årsmøteagendaen ovenfor kan tilpasses etter behov og inkludere ulike saker.
Hva er et årsregnskap?
Årsregnskapet er en viktig økonomisk rapport som gir en oversikt over sameiets økonomiske situasjon i løpet av regnskapsåret.
Nedenfor finner du en oversikt over hva et årsregnskap skal inneholde for et sameie.
Resultatregnskap
Dette viser sameiets inntekter og utgifter i løpet av regnskapsåret. Inntektene kan inkludere felleskostnader fra sameierne, renteinntekter, og eventuelle andre inntektskilder. Utgiftene omfatter vanligvis kostnader knyttet til drift, vedlikehold, forsikring, og mer.
Balanseregnskap
Balanseregnskapet gir en oversikt over sameiets økonomiske stilling på et bestemt tidspunkt. Det viser eiendeler, gjeld og egenkapital, og er nyttig for å vurdere sameiets økonomiske soliditet.
Noter
Notene gir en detaljert forklaring på tallene i resultatregnskapet og balansen. De inkluderer også informasjon om viktige regnskapsprinsipper og estimater som er brukt. Notene gir en mer inngående innsikt i sameiets økonomiske transaksjoner og hjelper med å forstå bakgrunnen for tallene i regnskapet.
Årsregnskapet gir sameierne og styret en helhetlig oversikt over sameiets økonomi, noe som er viktig for å kunne planlegge for fremtiden og ta velinformerte beslutninger
Hvordan lede et årsmøte effektivt?
Å lede et årsmøte effektivt er avgjørende for å sikre at møtet går jevnt og at beslutningene tas på en ordentlig måte.
Her er noen enkle retningslinjer for å hjelpe deg med å lede et årsmøte på en smidig måte:
Forbered deg før møtet, gjør deg godt kjent med dagsordenen og sakslisten. Vær sikker på at du har tilgang til nødvendig dokumentasjon, som årsregnskap, budsjett og andre relevante rapporter.
Velg en kompetent møteleder som kan lede møtet på en objektiv måte. Møtelederen bør være godt kjent med selskapets regler og prosedyrer.
Sett en tidsramme for møtet og hold deg til den. Dette vil bidra til å holde møtet fokusert og effektivt.
Åpne møtet offisielt og introduser deg selv som møteleder. Gi en kort oversikt over dagsordenen og målene for møtet.
Gjennomgå hver sak i sakslisten i rekkefølge. Gi en kort introduksjon til hver sak og åpne for diskusjon eller avstemning når det er nødvendig.
Oppmuntre til deltakelse fra sameierne, men hold diskusjonen på sporet og unngå unødvendige avsporinger.
Ved avstemning, sørg for at prosessen er klar og rettferdig. Pass på at alle som har rett til å stemme, får muligheten til å gjøre det.
Ha en referent til stede som kan ta notater under møtet. Disse notatene vil bli brukt til å utarbeide møtereferatet.
Avslutt møtet på en organisert måte, oppsummer viktige beslutninger og takk deltakerne for deres deltakelse.
Utarbeid et møtereferat etter årsmøtet som inkluderer alle viktige beslutninger og diskusjoner som fant sted. Dette referatet skal gjøres tilgjengelig for sameierne.
Det er viktig å holde møtet ryddig, profesjonelt og respektfullt for å sikre at alle sameierne føler seg hørt og inkludert.
Hvordan foregår konstituering av nytt styre?
Når det kommer til konstitueringen av et nytt styre i et boligselskap, enten det er et borettslag eller sameie, er det vanligvis en prosess som følger årsmøtet. Her er en kort oversikt over hvordan det vanligvis foregår:
Valg av styreleder
Under årsmøtet blir en ny styreleder vanligvis valgt som en del av valget til det nye styret. Styrelederen er ofte den første rollen som blir tildelt, da det er en sentral posisjon i styrets arbeid.
Fordeling av øvrige roller
Etter at styrelederen er valgt, går styret videre med å fordele de øvrige rollene, som nestleder, sekretær, kasserer, og eventuelle andre spesifikke posisjoner. Dette skjer ofte på det første styremøtet etter årsmøtet.
Vedtekter og husordensregler
For å sikre at konstitueringen går i tråd med reglene og retningslinjene for boligselskapet, er det vanlig å referere til vedtektene eller husordensreglene. Her kan det være spesifikke retningslinjer for hvordan konstitueringen skal gjennomføres.
Kontinuitet
Det er viktig å ta hensyn til kontinuitet i styret. Dette betyr at tidligere praksis og vedtak ofte legges til grunn, med mindre det er spesifikke grunner til endring.
Søk råd om nødvendig
For å sikre at konstitueringen går riktig for seg og at alle regler følges, kan det være lurt å søke råd fra noen med spesialkompetanse på området, som forretningsføreren.
Konstitueringen av et nytt styre er viktig for å etablere klare roller og ansvarsområder, slik at styrets arbeid kan gå smidig og effektivt gjennom den kommende perioden.
Les mer om: Konstituering av årsmøte og nytt styre
Hva må være inkludert i en fullmakt?
En fullmakt er en juridisk avtale som gir en person (fullmaktsgiver) rett til å handle på vegne av en annen person (fullmektig) innenfor visse gitte rammer. For at en fullmakt skal være gyldig og klar, må den inneholde følgende elementer:
Identifikasjon av partene: Fullmakten må tydelig identifisere både fullmaktsgiveren og fullmektigen ved navn og kontaktinformasjon.
Formålet med fullmakten: Fullmakten bør klart angi formålet eller det spesifikke oppdraget som fullmektigen har fått.
Omfang: Fullmakten bør beskrive de nøyaktige handlingene som fullmektigen har fullmakt til å utføre.
Varighet: Det bør fastsettes en tidsramme for hvor lenge fullmakten er gyldig. Dersom fullmakten ikke har en utløpsdato, kan den være tidsbegrenset til oppnåelsen av et spesifikt formål.
Underskrift og datert: Fullmakten må være signert av fullmaktsgiveren, og datoen for signeringen skal være inkludert.
For en spesifikk fullmaktsmal til bruk under årsmøtet, kan du sjekke vår artikkel om emnet. Der finner du en gratis mal som er tilpasset årsmøter i boligselskaper. Denne malen inneholder all nødvendig informasjon og format for å lage en gyldig fullmakt for årsmøtet i ditt borettslag, sameie eller boligaksjeselskap.
Hva gjør en valgkomité?
En valgkomité i et boligselskap, som borettslag eller sameie, har ansvar for å forberede og koordinere valget av nye styremedlemmer under årsmøtet.
Valgkomiteen identifiserer egnede kandidater, utarbeider en innstilling til årsmøtet, og presenterer denne for medlemmene.
De hjelper også med å organisere selve valget. Dette bidrar til en rettferdig og transparent valgprosess.
Hva må protokoll og referat inneholde?
Når et årsmøte avholdes, er det essensielt å dokumentere hendelsene og beslutningene som finner sted.
Dette gjøres vanligvis gjennom to viktige dokumenter: protokollen og referatet.
Her er hva disse dokumentene må inneholde:
Protokoll
Formell oversikt: Protokollen gir en formell oversikt over årsmøtet.
Dato og sted: Datostempling og møtested.
Møteleder og referent: Identifikasjon av møteleder og referent.
Dagsorden: En liste over sakene som ble diskutert.
Beslutninger: Dokumentasjon av beslutninger, inkludert resultatene av avstemninger.
Eventuelle endringer: Hvis det er endringer i styrets sammensetning, skal dette også inkluderes.
Underskrifter: Møteleder og referent signerer for å bekrefte nøyaktigheten.
Referat
Kortfattet oversikt: Referatet gir en kortfattet oversikt over hovedpunktene fra møtet.
Dato og sted: Datostempling og møtested.
Møteleder og referent: Identifikasjon av møteleder og referent.
Hovedsaker: De viktigste diskusjonspunktene fra årsmøtet.
Beslutninger: Kort oppsummering av de viktigste beslutningene.
Unngå detaljer: Referatet skal være kortfattet for en rask oversikt.
Disse dokumentene er avgjørende for å bevare en formell oversikt over årsmøtet og sikre at beslutninger og hendelser er godt dokumentert.
Trenger du hjelp med ditt årsmøte?
Vårt erfarne team av eiendomsforvaltere og forretningsførere er her for å veilede deg gjennom alle aspekter av årsmøteprosessen.
Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale og finn ut hvordan vi kan hjelpe deg med ditt neste årsmøte