Generalforsamling i borettslag: Regler, frister og gjennomføring

Innhold i artikkelen:

• Hva er generalforsamling?

• Hva skjer på møtet?

• Når må møtet holdes?

• Innkalling og forberedelser

• Hva bør årsmeldingen inneholde?

• Agenda vs. saksliste

• Hvordan gjennomføre møtet?

• Hva innebærer konstituering?

• Stemmerett og fullmakt

• Hva gjør valgkomiteen?

• Hva viser årsregnskapet?

• Når trengs ekstraordinært møte?

• Hva skjer etter møtet?

Hva er en generalforsamling i borettslag?

Generalforsamlingen er borettslagets øverste myndighet. Det følger av burettslagslova § 7-1. Her bruker andelseierne stemmeretten sin til å avgjøre saker som etter loven, vedtektene eller tidligere vedtak skal behandles av generalforsamlingen.

Alle andelseiere har rett til å delta med forslags-, tale- og stemmerett etter burettslagslova § 7-2. Ektefelle, samboer eller et annet medlem av andelseierens husstand kan også være til stede og uttale seg. Styremedlemmer, forretningsfører og leietakere har rett til å være til stede og uttale seg. Styreleder og forretningsfører har som hovedregel også plikt til å delta.

• Les vår komplette guide: Årsmøte i sameie →

Forretningsføreren har ofte en sentral rolle i arbeidet frem mot generalforsamlingen, blant annet knyttet til regnskap, dokumenter og praktiske avklaringer.

Les vår komplette guide: Forretningsfører for boligselskap →

Hva gjør du på en generalforsamling?

Generalforsamlingen behandler både faste saker og saker som er aktuelle for borettslaget det enkelte året. Det kan være alt fra årsregnskap og styrevalg til større vedlikeholdsprosjekter, vedtektsendringer eller forslag fra andelseierne.

På den ordinære generalforsamlingen skal årsregnskapet og eventuell årsmelding alltid behandles og avgjøres etter burettslagslova § 7-4.

Andre vanlige saker er:

• valg av styremedlemmer og styreleder

• fastsettelse av styrehonorar

• vedlikeholds- og byggeprosjekter

• vedtektsendringer

• kjøp eller salg av fast eiendom

• større økonomiske disposisjoner

• forslag fra andelseierne

Generalforsamlingen velger styremedlemmene, og styrelederen skal velges særskilt etter burettslagslova § 8-2. Eventuelt vederlag til styremedlemmene fastsettes av generalforsamlingen etter burettslagslova § 8-4.

• Les vår komplette guide: Styrehonorar i boligselskap →

De fleste vedtak treffes med flertall av de avgitte stemmene. Vedtektsendringer krever minst to tredjedels flertall etter burettslagslova § 7-11.

Enkelte større tiltak krever også samtykke fra generalforsamlingen med minst to tredjedels flertall. Burettslagslova § 8-9 gjelder blant annet større ombygginger, kjøp og salg av fast eiendom og tiltak som går ut over vanlig forvaltning og medfører et økonomisk ansvar eller utlegg på mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene.

Når skal generalforsamlingen holdes?

Borettslaget skal holde ordinær generalforsamling innen utgangen av juni hvert år etter burettslagslova § 7-4. Styret skal på forhånd varsle andelseierne om datoen og om fristen for å sende inn saker som ønskes behandlet.

Det er nyttig å skille mellom det tidlige varselet og den formelle innkallingen. Først varsler styret om møtedato og forslagsfrist. Når sakene og dokumentene er klare, sendes selve innkallingen.

Generalforsamlingen er en av flere faste oppgaver styret bør legge inn i årsplanen. Når datoer for regnskapsbehandling, styremøter, innkalling og generalforsamling planlegges samlet, blir det enklere å holde fristene.

• Les vår komplette guide: Styrearbeid og årsplan i boligselskap →

Hvordan forbereder du innkallingen til generalforsamlingen?

Forberedelsene starter før innkallingen skrives. Styret trenger tid til å ferdigstille regnskapet, gjennomgå innkomne forslag, forberede egne saker og formulere tydelige forslag til vedtak.

Forberedelser før innkallingen

Start med å avklare:

• dato og møteform

• frist for forslag fra andelseierne

• hvilke saker styret vil legge frem

• hvilke saker som krever avstemning

• hvilke vedlegg som må ferdigstilles

• hvem som skal presentere de ulike sakene

Ved større saker bør styret ha et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag før innkallingen sendes. Skal generalforsamlingen for eksempel ta stilling til et vedlikeholdsprosjekt, bør kostnader, finansiering og konsekvenser være beskrevet så konkret at andelseierne forstår hva de skal stemme over.

For deg som andelseier er det lurt å lese dokumentene før møtet og notere spørsmål du ønsker svar på. Har du en egen sak du vil ha behandlet, må den sendes til styret innen fristen som ble oppgitt i det første varselet. Kan du ikke delta selv, kan du la deg representere ved fullmektig.

Dette skal innkallingen inneholde

Det er styret som kaller inn generalforsamlingen. Innkallingen skal sendes minst åtte og høyst 20 dager før møtet, og alle andelseiere med kjent adresse skal ha skriftlig innkalling. Reglene står i burettslagslova § 7-6.

Innkallingen skal gjøre det klart hvilke saker som skal behandles. Dersom et forslag krever minst to tredjedels flertall etter loven eller vedtektene, må hovedinnholdet i forslaget fremgå. Saker som en andelseier har sendt inn innen fristen, skal også tas med. Dette følger av burettslagslova § 7-7.

En ryddig innkalling bør inneholde:

• dato og klokkeslett

• sted eller informasjon om digital deltakelse

• fullstendig saksliste

• tydelige saksfremstillinger

• konkrete forslag til vedtak der det er aktuelt

• nødvendige dokumenter og vedlegg

• informasjon om fullmakt

Årsregnskapet, eventuell årsmelding og revisjonsberetningen skal sendes til andelseierne senest åtte dager før generalforsamlingen etter burettslagslova § 7-4.

Generalforsamlingen kan som hovedregel ikke fatte vedtak i saker som ikke er nevnt i innkallingen. Burettslagslova § 7-8 har enkelte unntak, blant annet dersom alle andelseierne samtykker eller saken etter loven skal behandles på hver ordinære generalforsamling.

• Les vår komplette guide: Innkalling til årsmøte og generalforsamling →

Hva bør årsmeldingen til generalforsamlingen inneholde?

En årsmelding er styrets oppsummering av året som har gått. Den kan gi andelseierne en bedre forståelse av hva styret har arbeidet med, hvilke prosjekter som er gjennomført og hva som står på planen fremover.

Det kan være naturlig å ta med:

• styrets sammensetning og eventuelle endringer

• viktige saker styret har behandlet

• større vedlikeholdsarbeider

• økonomiske utviklingstrekk

• avvik fra budsjett eller planer

• vedlikeholdsplan og kommende tiltak

• informasjon om bygninger og forsikringer

• budsjett og økonomiske planer for neste periode

• praktisk informasjon om for eksempel nøkkelsystem, bredbånd eller vaktmestertjenester

Årsmeldingen bør ikke bli en oppramsing av alt styret har gjort. Prioriter det som gir andelseierne relevant informasjon om driften og utviklingen i borettslaget.

Les vår komplette guide: Hva er en årsmelding for boligselskap? →

Hva er forskjellen på agenda og saksliste til generalforsamlingen?

Agendaen og sakslisten brukes ofte om hverandre, men har litt forskjellige funksjoner. Agendaen er kjøreplanen for møtet, mens sakslisten viser hvilke saker generalforsamlingen faktisk skal behandle.

Agendaen styrer gjennomføringen

En god agenda gjør det enkelt å se hva som skal skje, i hvilken rekkefølge sakene behandles og når det skal stemmes.

En typisk agenda kan bygges opp slik:

1. Åpning av generalforsamlingen

2. Registrering av deltakere og fullmakter

3. Valg eller avklaring av møteleder

4. Avklaring av innkalling og saksliste

5. Valg av minst én andelseier som skal signere protokollen sammen med møtelederen

6. Behandling av årsregnskap og eventuell årsmelding

7. Behandling av innmeldte og andre varslede saker

8. Valg av styre

9. Fastsettelse av styrehonorar dersom dette står på sakslisten

10. Avslutning av møtet

Det kan være praktisk å utpeke en referent, men burettslagslova krever ikke en egen referent. Det lovpålagte er at møtelederen sørger for at det blir ført protokoll.

Protokollen trenger heller ikke leses opp og godkjennes av generalforsamlingen før møtet avsluttes. Den skal signeres etter reglene i burettslagslova § 7-9.

• Les vår komplette guide: Årsmøteagenda →

Sakslisten viser hva som skal behandles

Sakslisten viser hvilke saker generalforsamlingen skal behandle. Formuleringene bør være konkrete nok til at andelseierne forstår hva saken gjelder og om det skal fattes et vedtak.

Vanlige saker er:

• årsregnskap og eventuell årsmelding

• styrevalg

• styrehonorar

• vedtektsendringer

• vedlikeholds- og byggeprosjekter

• finansiering og større økonomiske tiltak

• forslag fra andelseierne

• andre saker styret ønsker generalforsamlingens behandling av

Vær særlig forsiktig med generelle betegnelser som «økonomi», «vedlikehold» eller «eventuelt» dersom det egentlig skal fattes et konkret vedtak.

Ved tiltak som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, må styret også vurdere om saken omfattes av kravene til to tredjedels samtykke i burettslagslova § 8-9.

• Les vår komplette guide: Saksliste for årsmøte i boligselskap →

Hvordan gjennomfører du generalforsamlingen?

Når møtet starter, bør det være enkelt å forstå hvem som leder det, hvilke saker som skal behandles og hva det stemmes over.

Etter burettslagslova § 7-9 skal styrelederen lede generalforsamlingen dersom møtet ikke velger en annen møteleder. Møtelederen trenger ikke å være andelseier.

En ryddig gjennomføring kan følge denne rekkefølgen:

1. Registrer fremmøtte og fullmakter.

2. Avklar hvem som leder møtet.

3. Gå gjennom innkalling og saksliste.

4. Velg en andelseier som skal signere protokollen sammen med møtelederen.

5. Presenter én sak om gangen.

6. Åpne for spørsmål og diskusjon.

7. Les opp det konkrete forslaget før avstemningen.

8. Registrer resultatet og vedtaket.

God møteledelse handler ikke om å stoppe diskusjonen, men om å holde den til saken. Andelseierne må få mulighet til å stille spørsmål og argumentere før avstemningen, samtidig som møtelederen sørger for at agendaen faktisk blir fulgt.

Kan generalforsamlingen holdes digitalt?

Ja. Styret bestemmer hvordan generalforsamlingen skal gjennomføres. Dersom møtet ikke holdes fysisk, må styret sørge for en forsvarlig løsning der deltakelse, identitet og stemmegivning kan kontrolleres på en trygg måte.

Minst to andelseiere som til sammen har minst en tidel av stemmene, kan kreve at generalforsamlingen gjennomføres som fysisk møte. Dette følger av burettslagslova § 7-4.

Hva innebærer konstituering av generalforsamlingen og nytt styre?

Begrepet konstituering brukes om to forskjellige ting i forbindelse med generalforsamlingen. Det er nyttig å skille dem.

Konstituering av generalforsamlingen

Dette er den praktiske etableringen av møtet. Deltakere og fullmakter registreres, møteleder avklares og generalforsamlingen velger minst én andelseier som senere skal signere protokollen sammen med møtelederen.

Her avklares også grunnlaget for resten av møtet, blant annet hvilke saker som skal behandles og hvor mange stemmer som er representert.

Konstituering av det nye styret

Etter generalforsamlingen bør det nyvalgte styret møtes for å avklare arbeidsform og intern ansvarsfordeling.

I et borettslag er styrelederen allerede valgt av generalforsamlingen. Dette følger av burettslagslova § 8-2. Styret skal derfor ikke velge ny styreleder på det konstituerende styremøtet.

Styret kan blant annet avklare:

• hvem som fungerer som nestleder

• intern oppgavefordeling

• møteplan og arbeidsrutiner

• kontaktpunkter mot forretningsfører og leverandører

• eventuelle fullmakter innenfor styrets myndighet

• Les vår komplette guide: Konstituering av nytt styre i boligselskap →

Hvordan fungerer stemmerett og fullmakt på generalforsamlingen?

Alle andelseiere har stemmerett på generalforsamlingen etter burettslagslova § 7-2. Reglene for hvor mange stemmer den enkelte har, står i burettslagslova § 7-10.

Hovedreglene er:

• Hver andelseier har én stemme, selv om vedkommende eier flere andeler.

• Dersom flere personer eier én andel sammen, kan det bare avgis én stemme for andelen.

• En andelseier kan også stemme som fullmektig for en annen andelseier.

En andelseier som ikke kan møte selv, kan møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier, men dersom flere eier én andel sammen, kan de ha en felles fullmektig. Fullmakten kan trekkes tilbake når som helst. Reglene står i burettslagslova § 7-3.

Dette er en viktig forskjell fra eierseksjonssameier, der loven ikke har den samme begrensningen på hvor mange eiere én person kan representere.

En andelseier kan også ta med en rådgiver til generalforsamlingen. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom generalforsamlingen tillater det, jf. burettslagslova § 7-3.

• Les vår komplette guide: Fullmakt for boligselskap →

Hva gjør valgkomiteen før generalforsamlingen?

Har borettslaget en valgkomité, starter arbeidet gjerne lenge før generalforsamlingen. Oppgaven er å finne og vurdere kandidater til styrevervene som skal fylles.

Valgkomiteen kan blant annet:

• kartlegge hvilke verv som er på valg

• avklare om sittende styremedlemmer ønsker gjenvalg

• finne nye kandidater

• snakke med kandidatene om rollen

• vurdere styrets samlede kompetanse og sammensetning

• presentere en innstilling til generalforsamlingen

Valgkomiteens innstilling er et forslag. Det er generalforsamlingen som velger styremedlemmene og styrelederen etter burettslagslova § 8-2.

Det kan også fremmes andre kandidater på generalforsamlingen. Det er derfor nyttig at møtelederen har en tydelig plan for hvordan nominasjoner og selve valget skal gjennomføres.

• Les vår komplette guide: Valgkomité i boligselskap →

Hva bør du vite om årsregnskapet før generalforsamlingen?

Årsregnskapet viser hvordan borettslagets økonomi har utviklet seg gjennom regnskapsåret. Det ordinære regnskapsåret følger normalt kalenderåret fra 1. januar til 31. desember.

Regnskapet består blant annet av:

• resultatregnskap, som viser inntekter og kostnader

• balanse, som viser eiendeler, gjeld og egenkapital

• noter, som gir utfyllende informasjon om regnskapspostene

Godkjenning av årsregnskapet skal alltid behandles på den ordinære generalforsamlingen etter burettslagslova § 7-4. Årsregnskapet og revisjonsberetningen skal sendes til andelseierne senest åtte dager før møtet.

Styret bør selv kjenne hovedtrekkene i regnskapet før det sendes ut. Det gjelder særlig større avvik fra budsjettet, endringer i lånegjeld, utviklingen i kostnader og planlagte investeringer.

For andelseierne gir regnskapet et viktig grunnlag for å vurdere borettslagets økonomiske situasjon og stille spørsmål før det stemmes over godkjenningen.

• Les vår komplette guide: Årsregnskap for boligselskap →

Når trenger du ekstraordinær generalforsamling?

En ekstraordinær generalforsamling brukes når en sak må behandles før neste ordinære generalforsamling.

Styret skal innkalle når det selv mener det er nødvendig. Det samme gjelder når revisor eller minst to andelseiere som til sammen har minst en tidel av stemmene, krever et møte og samtidig oppgir hvilke saker de ønsker behandlet. Dette følger av burettslagslova § 7-5.

Det kan for eksempel være aktuelt ved:

• et større prosjekt som ikke kan vente

• en nødvendig vedtektsendring

• endringer i styret

• saker som krever generalforsamlingens samtykke

• andre beslutninger som må treffes før den ordinære generalforsamlingen

Den ordinære innkallingsfristen er 8–20 dager også ved ekstraordinær generalforsamling. Dersom det er nødvendig å holde møtet raskere, kan styret bruke en kortere frist, men aldri mindre enn tre dager. Regelen står i burettslagslova § 7-6.

Tre dager er altså en minimumsfrist som kan brukes ved behov, ikke standardfristen for alle ekstraordinære generalforsamlinger.

Siden møtet kalles inn for å behandle bestemte saker, bør innkallingen være særlig tydelig på hvorfor møtet holdes og hva det skal stemmes over.

• Les vår komplette guide: Ekstraordinær generalforsamling →

Hva skjer etter generalforsamlingen?

Arbeidet er ikke ferdig når møtet avsluttes. Vedtakene skal dokumenteres og følges opp, og eventuelle endringer i styret må registreres.

Protokollen dokumenterer vedtakene

Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll over alle saker som ble behandlet og alle vedtak som ble gjort. Protokollen skal signeres av møtelederen og minst én andelseier som generalforsamlingen har valgt blant deltakerne. Deretter skal den være tilgjengelig for andelseierne. Kravene står i burettslagslova § 7-9.

Protokollen bør gjøre det enkelt å se:

• hvilke saker som ble behandlet

• hvilke forslag det ble stemt over

• hvilke vedtak som ble gjort

• resultatet av avstemningene når dette er relevant

Et eget referat kan brukes dersom borettslaget ønsker en mer utfyllende beskrivelse av diskusjonene, men det erstatter ikke den formelle protokollen.

• Les vår komplette guide: Alt om protokoll og referat →

Registrer det nye styret

Når generalforsamlingen har valgt et nytt styre, skal endringen meldes gjennom Samordnet registermelding. Brønnøysundregistrene beskriver hvordan styreendringer i borettslag registreres på siden om å endre opplysninger for et borettslag.

Nye styremedlemmer og varamedlemmer må også bekrefte at de påtar seg vervet.

Etter møtet bør styret i tillegg gå gjennom vedtakene og avklare hvem som følger opp de ulike sakene. Det gjelder særlig vedtak om prosjekter, avtaler, registreringer eller økonomiske tiltak.

La OBF hjelpe deg med generalforsamlingen

Som kunde hos OBF får styret en fast rådgiver som kjenner boligselskapet og kan veilede dere gjennom året. Rådgiveren kan bistå med fremdrift, frister, regnskap, innkalling og praktiske avklaringer frem mot generalforsamlingen.

Styret har fortsatt ansvaret for sakene som legges frem og beslutningene som tas, men en fast rådgiver gjør det enklere å holde oversikt over prosessen og det som må følges opp etter møtet.